Pisma o spremembi politike je težko napisati, ker sprememba običajno ne daje prednosti stranki ali zaposlenemu, tudi če je to potrebno. Pisma o spremembi politike, kot so vsa pisma, ki izražajo negativne novice, zahtevajo skrbno pripravo in obravnavo. Če pismo pišete previdno, lahko pojasni utemeljitev spremembe in še vedno ohrani dobro ime strank ali zaposlenih.
Uporabite pisemski papir podjetja. Ker je to pismo pravno obvestilo o spremembi politike, mora izgledati uradno in formalno.
Vnesite celoten datum. Preskočite prostor vrstice.
Vnesite ime, organizacijo in naslov prejemnika. Če je to pismo množično pošiljanje vsem zaposlenim ali vsem strankam, lahko izpustite ime in naslov ali pa uporabite funkcijo spajanja dokumentov v programu za urejanje besedil, da vstavite ime in naslov za vsako črko. Preskočite drug prostor vrstice.
Vnesite »Spoštovani gospod / gospo. (Ime)«, ki mu sledi dvopičje. Če gre za množično pismo, namesto tega uporabite splošen pozdrav, kot je "Dragi cenjeni kupec" ali "Dragi zaposleni". Preskočite drug prostor vrstice.
Začnite pismo, tako da pojasnite težavo, ki je privedla do spremembe politike. Uporabite vsa dejstva ali statistične podatke, ki bodo pomagali prepričati prejemnika. Vedno najprej razpravljajte o težavi v negativnem sporočilu - če prejemnik razume problem, bo bolj verjetno sprejela vašo rešitev.
Pojasnite spremembe politike v posebnem, jasnem jeziku. Pojasnite, kdaj bo začela veljati nova politika, kakšne bodo posledice, če ne boste upoštevali politike, in vse podrobnosti, ki jih bo moral zaposleni ali stranka opraviti.
Zahvalite se stranki ali zaposlenemu za njen čas in sodelovanje. Navedite kontaktne podatke, ki jih bo uporabila, če ima kakšna vprašanja o pravilniku.
Vnesite "S spoštovanjem" in preskočite tri presledke vrstic. Vnesite svoje polno ime in naslov. Podpišite svoje ime nad vnesenim imenom.
Naredite kopijo pisma za svoje zapise in zagotovite drugo kopijo za vaš pravni oddelek. Pošljite izvirna pisma po pošti. Če je sprememba pravilnika pomembna ali je posledica spremembe zakona, pošljite pisma s potrjeno pošto, tako da boste imeli zapis o tem, kdaj je vsak prejemnik prejel pismo.
Nasveti
-
Hranite pismo kratko in vljudno. Ne pretiravajte z negativnimi novicami, ki bi lahko povzročile nenamerne vrzeli v spremembi politike.
