Učinkovito oblikovane poslovne komunikacije so namenske, profesionalne in lahko razumljive. Prejemniku omogočajo, da sprejme sporočilo brez ugibanja o pisateljevem namenu, prenosu napačnih besed ali dešifriranju slabo oblikovanih stavkov. Sporočila z napakami so izklop za notranje in zunanje bralnike. Slaba slovnica je pogosto povezana z nevednostjo ali neupoštevanjem uveljavljenih pravil, kot tudi z lenobo ali hitenjem. Podjetja si morajo prizadevati za ustvarjanje premišljenih, poliranih sporočil, ki predstavljajo njihovo zavezanost natančnosti in temeljitosti.
Pošiljanje pravilnih sporočil
Učinkovita izbira besed pomeni razliko med jasnim razumevanjem sporočil in zmedo. Stavki, zaradi katerih morajo bralci ponovno prebrati za jasnost, lahko označijo konec aktivnega branja, kar je kontraproduktivno za cilj pisanja v podjetju. Poslovno pisanje se ne nanaša na bralca z velikimi besedami in zapletenimi stavkovnimi konstrukcijami. Gre za to, da bi dobili točko, z uporabo najučinkovitejših sredstev. Zagotavljanje jedrnatih, učinkovitih korakov pri poučevanju olajša razočaranje in poveča skladnost bralca. Pustite, da so sporočila odprta za tolmačenje, pogosto pomeni težave, saj lahko bralci ustvarijo svoja pravila ali pa v celoti ignorirajo zmedene direktive.
Vzpostavljanje verodostojnosti
Prvi vtisi veliko pomenijo. Predstavljajte si, da ste prejeli oglas za »Pomoč mentorju v mislih«, ki se glasi »Storitev mentorstva mentorjev.« Dajanje neustrezno pregledanih dokumentov, da bi se izognili končnim inšpekcijskim pregledom, daje negativen vtis. Čeprav napake pri uporabi, kot je tipkanje »puščavskega bifeja« namesto »desertni bife«, lahko izognejo preverjanju črkovanja, bi morale usposobljene človeške oči ujeti te slovnične prekrške.
Notranje komuniciranje
Zaposleni si želijo transparentnosti in odprtosti od svojih delodajalcev. Prvič želijo prave informacije. Pošiljanje množičnih elektronskih sporočil, ki vsebujejo napake pri prenosu v datume usposabljanja ali distribucijo priročnikov, ki vsebujejo žargon, ustvarja kaos. Prav tako zapravlja čas, saj popravljanje napak odpravlja druge poslovne funkcije. Tudi če se napake zlahka popravijo, je njihov vpliv še vedno resničen. Slaba slovnica v notranjih poslovnih komunikacijah lahko zmanjša moralnost in motivacijo zaposlenih, da ostanejo usmerjeni k podrobnostim pri izpolnjevanju delovnih nalog.
Zunanja komunikacija
Kakovost zunanjih poslovnih komunikacij pomaga strankam oblikovati prikaze o podjetjih. Kupci raje poslujejo z dobro vodenimi strokovnimi organizacijami. Vizualno privlačni oglasi ali pravilno oblikovana pisma izgubijo iskro, ko uporabniki odkrijejo slovnične napake. Medtem ko večina strank ne bo poplavljala podjetja s telefonskimi klici glede slabe slovnice v korespondenci, se bodo spominjali kaznivih dejanj. Nekateri bodo morda celo svoje poslanstvo opozorili na druge stranke, da se izognejo kršiteljem.
