Pogosto je stroškovno učinkovito, če delodajalec prosi zaposlene, da vozijo svoje avtomobile, ko delajo, namesto da vlagajo v vozila v lasti podjetja. Vendar to povzroča stroške za zaposlenega. Organizacije pogosto plačajo povračilo kilometrov, da bi pritegnile in ohranile dobre delavce. Po smernicah interne davčne službe za povračilo stroškov obratovanja vozila na podlagi prevoženih kilometrov ima delodajalec in zaposleni pomembne davčne ugodnosti.
Osnove povračila kilometrov
Vsako leto IRS objavi posodobljeno standardno stopnjo za povračilo davčne olajšave. Stopnja odraža povprečne stroške delovanja motornih vozil, kot so avtomobili, kombiji in terenska vozila. Na primer, standardna stopnja za leto 2015 je 57,5 centov na miljo. IRS določa stopnjo na ravni, ki ne zajema le bencina, ampak običajne obratovalne stroške, vključno z zavarovanjem, licencami in vzdrževanjem. Delodajalci lahko sledijo dejanskim stroškom vozila, vendar na splošno niso, saj uporaba standardne stopnje pomeni, da je dodatno shranjevanje podatkov nepotrebno. Standardna stopnja ne zajema postavk, kot so parkiranje ali cestnina. Delodajalec lahko te stroške povrne kot stroške poslovanja, vendar jih je treba obravnavati kot ločene postavke.
Dovoljeno poslovno potovanje
Delodajalci lahko plačajo samo davčno oproščene povračilo kilometrov za vožnjo, povezano z delom. To pomeni, da zaposleni ne sme opravljati osebnih opravil in še vedno zahtevati potovanje kot poslovni strošek. Na primer, izlet za srečanje s strankami je odbiten, vendar ob stranskem potovanju za osebni bančni depozit ni. Poleg tega vožnja med delom in domom vsak dan ni odbitna pot. Včasih delodajalci predplačujejo prevožene kilometre, zlasti za dolga poslovna potovanja. Ko je to storjeno, mora zaposleni vrniti neuporabljen znesek.
Sledenje poslovnih potovanj
Zahteve v zvezi z dokumentacijo za povračilo prevoženih kilometrov IRS so preproste, ko se uporablja standardna cena. To je zato, ker standardna cena zajema vse običajne obratovalne stroške, zato delodajalcu ni treba slediti stroškom, kot sta plin in popravila. Zaposleni mora zagotoviti evidenco potovanj, povezanih z delom. Običajno vodijo dnevnik prevoženih kilometrov in ga morajo redno pošiljati za povračilo. Vsak vnos v dnevnik mora vključevati začetna in končna odčitavanja števca. Vnosi morajo vsebovati tudi kratek opis namena in cilja potovanja.
Povračila in davki
Če delodajalec zaposlenemu plača več kot dovoljeni znesek, je presežek obdavčljivo nadomestilo in mora biti na zaposlenega W-2 kot tak. V nasprotnem primeru je povračilo prevoženih kilometrov delodajalcu odbiten poslovni strošek. Zaposleni nima davčne obveznosti za povračilo do standardne stopnje, denar pa ni prijavljen kot nadomestilo za W-2. Ko se delodajalci odločijo plačati manjši znesek, lahko zaposleni odpišejo razliko na svojih davčnih napovedih.
