Priročnik o politiki in postopkih je pisni dokument, ki podrobno opisuje pravila organizacije in načine, na katere naj bi se izvajal. To zajema vse, od splošnega pogleda organizacije do podrobnosti o obdelavi vhodne pošte. Nekaj osnovnih idej za priročnik o politiki in postopkih bo priročnik naredilo uporabnejše za zaposlene.
Zbirajte povratne informacije od oddelkov
Pred pisanjem uradnega priročnika za organizacijo morate prejeti povratne informacije od vseh različnih oddelkov o njihovi politiki in postopku. Čeprav ni formalnega priročnika za politiko in postopke, imajo službe verjetno lastno neformalno politiko, beležke in razpršene vodnike. Priročnik za politiko in postopke, če ni napisan za novo podjetje ali organizacijo, bi moral upoštevati, kako je oddelek že voden. Uvedba povsem nove politike in postopkov bi lahko povzročila upočasnitev produkcije zaradi krivulje učenja. Namesto tega si pomagajte s priročnikom o politiki in postopkih kot mestu za konsolidacijo vseh neformalnih politik in postopkov na enem mestu, da bi se izognili zmedi.
Vendar to ni absolutno pravilo. Ena od prednosti pisanja priročnika o politiki in postopkih je, da vam omogoča, da pregledate učinkovitost dela organizacije. Pri pisanju priročnika se pogovorite z vodji in zaposlenimi v različnih oddelkih, da vidite, ali je katera od politik in postopkov, s katerimi trenutno delajo, okorna, težavna ali nedosledna. Če je tako, boste morda želeli organizirati sestanek, kjer boste razpravljali o bolj učinkovitih načinih dela, preden izpolnite priročnik.
Razlikovati med politiko in postopkom
Politike vključujejo splošna pravila, ki opisujejo, kaj lahko ali ne moremo storiti, in to sega od filozofskega do specifičnega. Na primer, politika je lahko „okolju prijazna“ ali „predloži vse prošnje za sprejem v Oddelek za sprejem“. Postopki opisujejo postopne postopke za izvajanje politike. Pri oblikovanju priročnika o politiki in postopkih razlikujete med obema, tako da določite naslove politik in postopke za posamezne podštevilke ali sezname politik. To bo omogočilo hitro vodenje priročnika s strani zaposlenih, ki želijo najti specifične informacije o načinu izvajanja politike.
Bodite jasni in specifični
Pri pisanju priročnika o pravilih in postopkih boste morda morali pogosto pregledovati svoje delo, da bi izločili žargon, zapletene stavke in nejasna navodila. Poskusite obdržati stavke na 15 besed ali manj. Izogibajte se zagonu ali stavkom, ki bi jih lahko interpretirali na več načinov. Namesto dajanja navodil, kot so „obdelava vseh računov in pošiljanje obrazca upravitelju“, opišite postopke za obdelavo računov in navedite ime posebnega obrazca, ki ga želite poslati upravljavcu.
Morda boste želeli, da en ali več zaposlenih pregleda priročnik o pravilih in postopkih, da preverijo, kateri deli imajo težave pri razumevanju.
Redno pregledujte in posodabljajte
Priročnik o politiki in postopkih je živi dokument. Da bi bila uporabna, jo redno pregledujte in posodabljajte, če je to potrebno. Vsako leto se sestanejo, da bi ugotovili, ali je treba v priročnik o politiki in postopkih spremeniti kakršne koli spremembe. To vključuje nove načine opravljanja dela, preoblikovanje težkih ali nejasnih odstavkov in razmišljanje o načinih, kako narediti priročnik bolj uporaben, na primer z dodajanjem več informacij ali barvnim kodiranjem različnih poglavij.
Izogibajte se postavljanju časovno občutljivih informacij, kot so imena stikov, telefonske številke posameznikov in URL-jev spletnega mesta, v pravilnik. Namesto sklicevanja na določene osebe ali naslove v priročniku se nanašajte na imena oddelkov. To bo pomagalo zagotoviti, da bo priročnik o politiki in postopku ostal relevanten dlje.
