Priročnik za pravilnike in postopke na spletu omogoča vsakemu zaposlenemu, da kadar koli vidi politike in postopke, ne da bi moral skrbeti za nove posodobitve. Compay se izogne tiskanju več papirnih kopij, kot je potrebno za različne oddelke. Prvi korak je pisanje priročnika o pravilih in postopkih, naslednji pa je ustvarjanje brezplačnega računa v Google Dokumentih, spletnega vmesnika, ki članu omogoča nalaganje dokumentov in njihovo skupno rabo z drugimi. Nato prenesite dokument in nastavite ravni dovoljenj tistih, ki si lahko ogledajo dokument.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Programska oprema za obdelavo besedila, nameščena v računalniku
-
internetna povezava
-
Email naslov
Odprite nov dokument v programski aplikaciji za urejanje besedil. Na kratko opišite, katere vsebine je treba vključiti v priročnik o politiki in postopku. Priročnik lahko razčlenite po oddelkih in nato po nalogah v vsakem oddelku. Ne pozabite vključiti kontaktnih podatkov za ključne člane osebja, ki so odgovorni za vsak oddelek. Oblikujte in popravite dokument. Shranite svoje delo.
Prijavite se v internet in obiščite google.docs.com. Ustvarite račun z določenim delovnim e-poštnim naslovom z geslom, ki vsebuje črke in številke. V e-poštnem sporočilu poiščite potrditveno e-poštno sporočilo od Googla z informacijami o novem računu in kliknite potrditveno povezavo v e-poštnem sporočilu, da zaključite postopek računa.
Vpišite se v novonastali račun. Kliknite »Naloži dokument« v bližini menijskih možnosti na levi strani. Pojavilo se bo novo okno z dvema razdelkoma. Leva vrstica prikazuje namizje ali datoteke na trdem disku, odvisno od tega, kako ste ga nastavili. Uporabite ikone s puščicami na vrhu okna, da se pomaknete do mesta, kjer ste shranili pravilnik in postopek. Kliknite na datoteko s pravilnikom in postopkom, da se prikaže v polju »Ime datoteke«. Kliknite »Odpri«. Google dokumenti vam bodo prikazali vrstico stanja, ko je prenos končan.
Kliknite »Nazaj za upravljanje dokumentov«. Kliknite prazno potrditveno polje poleg na novo naloženega priročnika o pravilnikih in postopkih.
V orodni vrstici nad priročnikom kliknite »Skupna raba dokumenta«. To bo odprlo še eno majhno polje, kjer lahko vnesete e-poštne naslove tistih, ki jih želite imeti dovoljenje za ogled ali urejanje dokumenta. Če vam vaš nadzornik ni povedal drugače, v tem trenutku izberite »Pogled«. Ko kliknete »Povabi«, bo poslala novo e-poštno sporočilo tistim, ki ste jih navedli, da bodo vedeli, da lahko vidijo nov dokument. Zdaj imate popolno spletno politiko in priročnik o postopkih.
Nasveti
-
Nastavitve lahko prilagodite z igranjem z dovoljenji in stopnjami obveščanja. Če želite, lahko Google Dokumenti obvestijo tiste, ki jih povabite, vsakič, ko se spremeni dokument. To omogoča vašim sodelavcem, da vedo, da obstaja posodobljena različica, ki si jo lahko ogledate. Druga možnost je, da Google Dokumenti zagotavlja tudi povezavo na glavni strani, na kateri lahko vaš dokument souporabljate kot stalno spletno povezavo, kar bi lahko olajšalo porazdelitev večjim številom ljudi in vsakodnevno odpravljanje ravni dovoljenj.
Opozorilo
Gesla za Google Dokumente ne delite z nikomer, do katerega ne želite imeti dostopa, da spremenite račun.
