Delavci morajo občasno osvežiti svoje spomine o tem, kako opraviti določene naloge. Prav tako bodo novi zaposleni v organizaciji želeli čim hitreje spoznati vrvi, ne da bi morali prekiniti nadzornike ali sodelavce s številnimi vprašanji. Priročnik za pisarniške postopke uresničuje oba cilja, hkrati pa zagotavlja pisne protokole in pričakovanja glede uspešnosti, ki jih je mogoče naknadno navesti v ocenah zaposlenih in dokumentaciji za disciplinske ukrepe.
Opredelite namen in obseg pisarniškega priročnika, ki ga želite razviti. Vsebina pisarniških priročnikov je običajno razdeljena v dve kategoriji: (1) kako sodelovati z ljudmi in (2) kako izvajati določene naloge, vključno z delovanjem opreme, potrebne za ustvarjanje, upravljanje in dostavo blaga in storitev. Pisarniški priročniki pogosto vključujejo tudi organizacijske grafikone, imenike virov in vzorčne obrazce. Kompleksnost pisarniškega priročnika temelji na tem, kdo bodo ciljni uporabniki. Če se na primer vsebina nanaša na odnose s strankami in kako obravnavati pritožbe, ne bi bilo smiselno vključiti poglavja o delovanju viličarja ali ravnanju z nevarnimi materiali.
Odločite se za predstavitev formata, ki najbolj ustreza potrebam vašega podjetja. Medtem ko se pisarniški priročniki običajno obravnavajo kot smernice, ki so natisnjene na papirju in se vnesejo v trodelna veziva s tabulatorji za ločevanje predmetov, je tehnologija odprla vrata do bolj razburljivih - in bolj ekonomičnih - načinov posredovanja informacij. Razmislite, na primer, ali bi priročnik za spletne postopke zaposlenim olajšal in pospešil dostop do informacij z vnosom ključnih besed. Elektronska oblika bi lahko olajšala tudi proces posodabljanja in spreminjanja vsebine ter vključevanja predstavitev zvočnih vsebin in videov za izboljšanje učenja.
Naredite seznam vseh poglavij, ki jih želite nasloviti. Če se na primer odločite za pisanje smernic za upravljanje različnih delov pisarniške opreme, bi prepoznali posamezne odseke za računalnike, telefakse, telefonske sisteme, mikrofiške naprave, fotokopirne stroje, sisteme za snemanje, poštne števce in naprave za povezovanje. Odločite se, ali boste sami napisali celotno vsebino ali določite prvi osnutek vsakega razdelka posameznikom, ki so dobro seznanjeni s tematiko.
Organizirajte postopkovne korake od najbolj preprostih konceptov do tistih, ki so bolj zapleteni. Razmislite, ali bo vključitev fotografij, risb, tabel ali drugih grafičnih podob dopolnila uporabnikovo razumevanje gradiva. Navedite glosar kratic in terminologije, specifične za opravilo. Kjer je možno, navedite primere, kako izpolniti zahteve za izdajo, zahtevke za potne stroške, povpraševanje po počitnicah, časovne liste, prejemke strank in druge obrazce, ki jih uporablja podjetje.
Vzpostavite časovni okvir za izpolnjevanje vsakega oddelka novega priročnika. Če je potrebno, načrtujte blok časa vsak dan za raziskovanje, pisanje, pregledovanje in sestavljanje vsebine.
Osebje HR in pravno osebje naj pred objavo pregleda vsebino, da se zagotovi, da je njen jezik jasen, nepretrgan in skladen z državnimi in zveznimi pooblastili in predpisi. Vsakemu prejemniku priročnika priskrbite list z izpisom, v katerem je navedeno, da se strinjajo, da se bo gradivo prebralo in da bodo upoštevali njegove smernice.
Nasveti
-
Pisarniški priročnik mora vedno veljati za nedokončano delo in ga je zato treba redno pregledovati, da se zagotovi, da je vsebina natančen odraz postopkov, ki se izvajajo, in opreme, ki se uporablja za opravljanje teh nalog.
