Razvoj pisarniških postopkov koristi vaši pisarni ali podjetju tako, da vam in vaši vodstveni ekipi pomagate standardizirati specifične operacije. Uradni postopki pomagajo ohranjati odličnost storitev in služijo kot vodilo, ki zagotavlja potrebne informacije za zagotavljanje kakovosti storitev. Ustvarjanje jasnih in natančnih postopkov je mogoče doseči tako, da sledite enostavnemu zaporedju načrtovanja vsebine, pisanju postopkov, pripravi priročnika ali priročniku in sledite vsem spremembam postopkov. Pisarniške postopke je mogoče napisati za določeno pisarniško funkcijo ali za upravljanje celotnega urada.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Kasetni snemalnik (izbirno)
-
Beležnica in urejevalnik besedil
-
Koledar ali razporejevalnik
Zapišite, zakaj pišete postopke in kdo bo uporabljal postopke. Ugotovite, kako pogosto se bodo uporabljali postopki ali deli postopkov. Biti specifičen vam pomaga pri osredotočanju in strukturiranju prizadevanj za dokumentacijo.
Ustvarite urnik za zbiranje informacij o tem, katere naloge se izvajajo in kako pogosto so naloge opravljene. Intervjuirajte strokovnjake, ki izvajajo naloge, in zabeležite izvedene korake za dokončanje vsake dejavnosti znotraj naloge. Če ustvarjate korake iz nič, narišite preprost diagram poteka, ki ga osebje spremlja od začetka do konca, da dokončate nalogo.
Ugotovite, kdaj bo dokument dostavljen in ali bo dokument v papirni ali spletni obliki. Iz praktičnih razlogov so postopki na papirju idealni, ker služijo kot priročni referenčni vodnik in so koristni pri usposabljanju v postopku. Struktura datotek in preprosta konvencija za poimenovanje datotek je priročna pri ustvarjanju postopkov.
Postopke razdelite na dele po funkciji. Ustvarjanje funkcijsko specifičnih nalog dodeljuje vlogo in odgovornost osebi ali oddelku, ki mora opraviti nalogo.
Napišite vse potrebne postopke za izvedbo vsake naloge. Z zapisi o intervjuju, ki so napisani ali zapisani v 2. koraku, zapišite dejavnost v zaporedju, tako da bi lahko vsakdo uspešno opravil dejavnost in nalogo. Po popolnem dokumentiranju nalog izvedite preverjanje črkovanja in pregledajte celotno vsebino. Idealno je, da en ali dva strokovnjaka pregledata osnutek dokumenta za natančnost.
Izvedite vse potrebne popravke in pripravite drugi ali končni osnutek. Ob upoštevanju datuma dostave dokumenta izvedite končni pregled dokumenta in nato izdelajte končni dokument za tiskanje ali spletno referenco. Kopijo postavite v registrsko kartico s tremi obroči za enostavno zamenjavo strani, ko so posodobitve narejene.
Nasveti
-
Z uporabo kakršnih koli obstoječih informacij ali diagramov poteka nalog se bo skrajšal čas, potreben za dokončanje razvoja postopkov in zagotovil zmanjšanje operativnih napak.
V povprečju je za dokončanje postopka dokumentacije in pregleda potrebnih približno šest tednov.
