"Nadzorne dejavnosti SOX" so izrazi, ki opisujejo del predpisov, ki jih določa zakon Sarbanes-Oxley. Sarbanes-Oxley je nastal zaradi računovodskih zlorab nekaterih večjih korporacij. Po zakonu morajo družbe pritegniti zunanje revizorje, ki nimajo računovodskih ali drugih poslovnih vezi z družbo. Revizorji napišejo načrt, s katerim bodo notranji revizorji družbe ostali v skladu s pravili SOX. O tem načrtu se mora strinjati direktor in računovodsko osebje. Neupoštevanje teh predpisov lahko povzroči globe in / ali zaporne kazni za izvršilno osebje.
Razložite vodstvu in ključnim zaposlenim namen pisanja aktivnosti nadzora. Nadzor Dejavnosti se pojavljajo na vseh ravneh podjetja. Vključujejo pooblastila, preverjanja, uskladitve, preglede uspešnosti, varnost sredstev in ločevanje nalog. Notranje kontrole zagotavljajo, da se goljufiva dejavnost ali lažno poročanje ne najdejo v računovodskih izkazih družbe.
Sporočanje odgovornosti vodstva pri obravnavanju dejavnosti notranjega nadzora. Izvršni direktor je odgovoren za potrditev točnosti računovodskih izkazov ob koncu leta, za katero je izrečena kazen zapora, če izjave niso točne. To je oddelek 404 Zakona o SOX in nekateri se nanašajo na postopek revizije kot "404." Kot tak mora biti direktor jasno razumeti načrte in cilje podjetja ter biti sposoben slediti dosežkom podjetja glede na zastavljene cilje.
Določite jasne smernice za obdelavo informacij. Eno skupno problemsko področje pri vodenju natančnih finančnih evidenc je evidentiranje podatkov. Na primer, evidenca o stroških zaposlenih z računi odhodkov se predloži na papirju, ki se prenese v računalnik. Skupni zneski iz predloženih papirjev morajo ustrezati vsotam, vnesenim v podatkovno bazo podjetja. Revizija bo primerjala posamezne transakcije, da bi ugotovila nedoslednosti ali napake. Vzpostaviti politiko, ki bo zagotovila natančnost prenosa teh podatkov iz enega vira v drugega.
Razmislite o sredstvih, ki jih ima vaše podjetje, ki so najbolj izpostavljena izgubi. Denar, inventar, vozila ali stroji se zlahka ukradejo in prenesejo nekomu drugemu. Napišite jasna pravila za ravnanje z denarjem za blagajnike in druge zaposlene, ki imajo dostop do gotovine. Za gotovino v rokah vzemite dnevno štetje na začetku dneva, da preverite končne vsote pred nočjo. Ponoči opravite drugo štetje, da preverite skupne zneske trenutnega dne in zagotovite okvir za preverjanje skupne dnevne prodaje.
Opravite mesečno štetje inventarja ali, v primeru večjih trgovin ali podjetij, četrtletno štetje, in izvedite varnostne ukrepe, s katerimi preprečite zaposlenim in strankam, da odidejo s svojim inventarjem ali sredstvi.
Delite dolžnosti. V zapisnik vključite uporabo naprave za notranjo kontrolo, znane kot "ločevanje dolžnosti". Zagotovite ločitev med osebo, ki naroči popis, in osebo, ki jo šteje. Določite tudi ločitev med osebo, ki piše čeke, in osebo, ki podpiše čeke. Ker ima veliko ljudi, ki so vključeni v ta proces, zmanjšuje možnost posameznika za krajo.
Razlikovati organe vsakega člana organizacije podjetja. Opišite pristojnosti vsakega zaposlenega in uradnika podjetja. Samo upravljavci na izvršni ravni bi morali imeti pooblastila za dodeljevanje sredstev podjetja in ravnanje s temi vrstami transakcij. Komunicirati te ravni tako zaposlenim kot vodstvu. Na primer, nekdo iz vodstva - ne drugega zaposlenega - preveri poročilo o potnih stroških. Naročilo o popisu mora izpolniti oseba na ravni poslovodstva, kjer bo inventar štel zaposleni.
Zahtevati hranjenje in hranjenje pisnih zapisov, potrdil in računov, ki se uporabljajo za preverjanje v primerjavi s tistimi, ki so vneseni v računalnik. V opisu bi morala biti pomembnost izvorne dokumentacije prednostna naloga. Revizija bo morala uporabiti te zapise za primerjavo skupnih vrednosti. Če ni preverjanja stroškov ali transakcij iz izvornega dokumenta, preverite zneske tako, da se obrnete na prodajalce, iz katerih so ti dokumenti prvotno prišli.
Natisnite kopijo teh politik notranjih kontrol, ki jih morajo vodstvo in zaposleni prebrati. Politike in direktive ter vso dokumentacijo je treba upravljati in vzdrževati. Zunanji revizorji, ki izvajajo revizijo SOX, bodo s temi dokumenti priporočili spremembe pri zaostrovanju metod notranjega nadzora.
