Agende so kot visoko oktansko gorivo za sestanke - lahko močno izboljšajo učinkovitost in produktivnost vsakega postopka odločanja. Ena dobra agenda lahko zmanjša število sestankov, potrebnih za dokončanje projekta na pol in močno zmanjša težnjo po sestankih, da se razdelijo v razprave, ki niso koristne za doseganje ciljev.
Vloga agende
Cilj programa je olajšati postopek odločanja med člani skupine. To je lahko za nadgradnjo tehnologije ali razpravo o proračunu. Dnevni red pomaga, da se udeleženci seje osredotočijo na končno odločitev. Agende omogočajo tudi lažje ocenjevanje uspešnosti srečanja z zagotavljanjem kontrolnega seznama za spremljanje in odgovornost.
Oblike
V prvi vrstici dnevnega reda je treba navesti cilj in namen sestanka. Nekateri formati dnevnega reda raje navedejo cilj skupaj s podcilji po vsaki točki dnevnega reda. Oba formata določata okvir za razpravo. Dnevni redi se lahko razlikujejo od preprostih do zapletenih. Vključujejo lahko priloge in branje ali dnevni red prejšnjega sestanka. Vrsta formata, ki se uporablja, se na splošno ugotavlja glede na formalnost in dolžino sestanka. Dobro pravilo je, da se mora format ujemati z obleko udeležencev srečanja; to pomeni, da lahko srečanje, polno sandal in kratkih hlač, poteka z neformalnim dnevnim redom, medtem ko je za sobo, polno oblek, morda potrebna uradna agenda.
Neformalno in formalno
Kratko ali neformalno srečanje lahko vključite v e-pošto ali opomnik za sestanke. Lahko vsebuje eno vrstico za cilj srečanja in nato tri do pet kratkih točk za razpravo. Dolga agenda je ponavadi celotna stran, ki vključuje naslov, kraj srečanja, datum in čas, cilje in teme ali točke razprave. Dolgi sestanki morajo vključevati tudi čas za vsako temo razprave in ime voditelja. Oba formata dnevnega reda se morata končati z oddelkom za "Naslednji koraki" za nadaljnje ukrepanje. Ti naslednji koraki bodo postali podlaga za teme dnevnega reda na naslednjem srečanju.
