Dnevni red je seznam tem, ki jih je treba predstaviti in razpravljati na sestanku. Agende so koristne za številna srečanja, kot so tista v vladnih institucijah, neprofitnih organizacijah in podjetjih. Dnevni redi navadno vključujejo branje zapisnikov ali zapisnikov zadnjega sestanka, ustrezne objave, pregled tem za razpravo in poimenovanje.Čeprav je za oblikovanje programov potrebno nekaj časa, lahko dolgoročno prihranijo čas in sredstva.
Celotni cilji razprave
Dnevni redi vsebujejo osnutek tem za razpravo. Osnutek preprečuje moderatorju ali članom srečanja, da bi pozabili na pomembne teme, ki jih je treba uvesti. Ko so vse teme temeljito obravnavane, se lahko na sestanku kot skupino sprejmejo dragocene odločitve, namesto da bi se hitreje načrtovali zunaj sestanka. Vnosi in predlogi iz različnih perspektiv izboljšujejo kakovost delovanja članov.
Pomaga pri komuniciranju pomembnih novic
Agende zagotavljajo priložnost za obveščanje članov prek obvestil o kritičnih dogodkih, ciljih in nalogah. Agende omogočajo članom, ki morda nimajo dostopa do vseh v organizaciji, najavijo pomembne novice in slišijo zanimive novice. Brez dnevnega reda se sporočila ne smejo posredovati vsem članom, kar lahko povzroči zmedo in zamere. Dnevni redi tudi povzamejo prejšnja srečanja, da bi lahko člani pregledali doseženi napredek in se osredotočili na sedanje srečanje.
Zagotavlja enake možnosti za prispevanje
Dnevni redi navadno omenjajo točke, o katerih se bo razpravljalo na naslednji seji. To daje članom možnost, da pred sestankom preučijo teme razprave. Na številnih srečanjih so odkriti člani več kot pripravljeni sodelovati, medtem ko so rezervirani posamezniki lahko bolj neodločni. Vendar pa vedo, kaj se bo razpravljalo, omogoča članom, da raziščejo interesne teme, razmislijo o tem, kako se teme nanašajo na njihovo področje, in nato na srečanju premišljeno in kakovostno prispevajo.
Organizira srečanje
Dnevni red daje prednost najpomembnejšim dejavnostim, povečuje produktivnost in osredotoča člane. Samo prisotnost programa ustvarja formalno vzdušje in člane odvrača od zapravljanja časa. Dnevni red pripravlja moderatorja in spodbuja doslednost in organiziranost. Dnevni red določa tudi cilje in daje članom cilj. S tem se organizirajo misli članov, usmeritev sestanka in akcija po srečanju.
Prispeva k arhivom
Zbirka preteklih dnevnih redov je idealen zapis za zunanje in notranje institucije, organizacije in javnost, da si ogledajo napredek vaše organizacije. Dokumentacija pomaga javnosti in članom organizacije oceniti pretekle odločitve, jih spomniti na prejšnje dogodke ali pomembne številke in oblikovati izvedljive cilje. Poimenovanje prav tako pomaga upravi določiti najbolj predane člane, tako da prešteje udeležbo in pregleduje prispevke k srečanju. To lahko pomaga pri odločanju o tem, kateri člani bodo spodbujali ali dodeljevali vlogo obravnave javnosti.
