Srečanja so lahko najbolj produktivni del vašega dneva ali popolna izguba časa. Vse je odvisno od strukture sestanka in od spretnosti vodje sestanka. Če je vaša naloga, da organizirate sestanek, je eden od vaših najpomembnejših ciljev ustvariti program. Pravilno označevanje točk dnevnega reda za sestanek je bistvenega pomena, saj te točke dnevnega reda določajo ton za sestanek in pomagajo, da se razprava ne bo spreminjala.
Označite točko dnevnega reda kot "informacijsko", če je njen namen zagotoviti ozadje za druge udeležence sestanka. Na primer, član projektne skupine bo morda moral na začetnem uvodnem sestanku pojasniti obseg predlaganih sprememb programske opreme. Ta vrsta dnevnega reda sestanka je informativna. Udeležencem ni treba soglašati ali se ne strinjati glede te točke; preprosto morajo absorbirati informacije.
Ustvarjanje agencij za svetovalne sestanke za zadeve, ki zahtevajo razpravo, vendar se na srečanju ne pričakuje, da bodo rešene. Točke svetovalne agende dajejo udeležencem priložnost, da izrazijo svoje pomisleke in izrazijo svoja mnenja o točkah, o katerih razpravljajo. Na primer, sestanek o predlagani nadgradnji računalniške strojne opreme lahko vključuje več točk z dnevnim redom, vključno z razpravo o obravnavanih strojnih rešitvah. Vodja projekta bi lahko podal kratek pregled vsake predlagane rešitve, sledila pa mu bo splošna razprava preostalih udeležencev srečanja.
Označite točko dnevnega reda za sestanek kot "reševanje problemov", če je njen namen dejansko doseči resolucijo med sestankom. Ta oznaka temelji na cilju določenega sestanka, ki ga načrtujete. Točka dnevnega reda bi lahko bila označena kot svetovalna na enem srečanju in pri naslednjem reševanju težav, ko se projekt prestavi iz začetka v resolucijo. Na primer, točka svetovalnega dnevnega reda o izbiri strojne opreme bi se lahko na naslednjem srečanju obrnila na reševanje problemov, ko bi morali udeleženci dejansko izbrati strojno rešitev.
Ustvarite postavko dnevnega reda za sestanek z oznako "prošnja za pomoč", če je njen namen zaprositi druge udeležence sestanka za pomoč. Ti elementi lahko služijo kot nadaljnje spremljanje za naslednje srečanje, pri čemer vsak član projektne skupine zagotavlja posodobitev in daje ostalim članom informacije o stanju projekta.
