Konferenčni klici so koristni za organizacijo sestanka s skupino ljudi na različnih mestih, ki morajo sprejemati odločitve. Skupina odvetnikov se bo morda morala sestati in določiti strategijo za primer svoje stranke, ali pa skupina dekliščin morda poskuša načrtovati poročno prho. Konferenčni klic lahko pomaga skupini ljudi, da sprejemajo odločitve v nekaj minutah, kar lahko traja več dni po e-pošti in je nemogoče storiti osebno.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Telefon
-
Programska oprema za načrtovanje srečanj
Ugotovite, katere osebe morate povabiti v konferenčni klic. Nato določite pomembnost prisotnosti vsake osebe. Če v konferenčni klic kličejo trije ali štirje ljudje, prednostni seznam seznanjenega s povabilom morda ni pomemben. Če pa vabite šest ali več ljudi, je bolj verjetno, da bo prišlo do spora pri načrtovanju. Poskrbite, da se bodo lahko udeležili pomembni nosilci odločanja.
Obrnite se na pomembne udeležence, da ugotovite konflikte pri načrtovanju. Ugotovite, ali in kdaj bodo ti ljudje izven mesta za daljše časovno obdobje, na letalu in niso na voljo za klicanje ali kako drugače ne morejo prisostvovati. Uredite svoj sestanek v času teh konfliktov.
Pošljite povabilo vsem udeležencem. Uporabite e-pošto, programsko opremo Evite ali drugo povabilo. Microsoft Outlook lahko načrtuje sestanek, pošilja vabila in dovoli povabljenim, da sprejmejo ali zavrnejo. Hitro boste dobili splošno predstavo o tem, kdo se lahko udeleži in kdo ne. Povabljenci imajo lahko predloge glede časa, ki jim bo bolje služil, in vam lahko pošljejo tudi točke dnevnega reda v svojih odgovorih na zahtevo za sestanek. Preglejte vaše povabilo na podlagi povratnih informacij, ki jih prejmete.
Načrtujte sestanek s klicno službo. Obstaja več podjetij, ki so specializirani za gostovanje konferenčne klice, kot so FreeConference in InstantConference. Če vaše podjetje pogosto razporeja konferenčne klice, ugotovite, ali ima vaše podjetje pogodbo z določeno storitev.
Pošljite končano povabilo vsem udeležencem. Vabilo pošljite tudi tistim, ki so zavrnili prvotno zahtevo za sestanek, če bodo kasneje na voljo. Prepričajte se, da ste v povabilo vključili vse ustrezne informacije, vključno z datumom in časom klica, kodo države in telefonsko številko, ki naj bi jo udeleženci uporabili, ter vse potrebne kode udeležencev. Vključite tudi številko stika, tako da se lahko udeleženci obrnejo neposredno na vas, če imajo težave pri klicanju.
Nasveti
-
Če še nikoli niste uporabljali storitve konferenčnega klica, se posvetujte o jasnosti klicev in enostavnosti uporabe. Obstaja nekaj brezplačnih storitev, nekatere pa zaračunavajo. Primerjajte cene storitev, ki temeljijo na pristojbinah, in se odločite, katera najbolj ustrezajo vašim potrebam.
