Z natančnimi zapiski med konferenčnim klicem lahko zagotovite, da imate jasen zapis o tem, o čemer ste govorili. Bolje je, da med poslušanjem zapiske zapisujete čim bolj podrobno, kot da se poskušate odločiti, kaj je pomembno med poslušanjem. Vedno se lahko vrnete nazaj in kasneje izvlečete pomembne poudarke, toda na videz nepomembne podrobnosti, predstavljene zgodaj, bi lahko imele večji pomen v pogovoru.
Posnemite klic
Številne storitve konferenčnega klica vam omogočajo snemanje klicev. Če snemate, morate vse udeležence opozoriti, da se klic snema na začetku klica. Snemanje klica vam omogoča, da se vrnete nazaj in pregledate klic tolikokrat, kot je potrebno, in zagotovite, da ne boste zamudili pomembnih podrobnosti. Načini, na katere lahko posnamete klic, se razlikujejo glede na ponudnika. Zahtevajte navodila za snemanje konferenčnih klicev od ponudnika.
Pokličite udeležence
Ko se klic začne, si zapišite, kdo je v konferenčnem klicu. Bodite pozorni na to, kdo pravi, kdaj med klicem in pripišite pomembne izjave osebi, ki jih je naredila v svojih zapisih. Spremljajte vse naloge ali projekte, za katere posamezniki prevzamejo odgovornost med klicem, in si zabeležite, kdo ima katero nalogo. Če razpravljate, si zapišite tudi, kaj pomeni vsaka naloga.
Teme pogovora
Spremljajte vsako različno temo pogovora, kot tudi podteme znotraj vsakega. Če obstaja dnevni red za razpis, si zapišite, katere teme so bile obravnavane in kaj je bilo obravnavano. Dnevni red lahko služi kot grob oris vaših zapiskov. Zabeležite vse posodobitve, novice, rešitve in ideje, predstavljene med razpisom. Naravni pogovor se lahko precej malo premakne, vendar pa bodo poskusi oblikovanja zapiskov po temah koristili tistim, ki jih pregledujejo.
Oblikovanje končnih opomb
Vaše izvirne beležke bodo po zaključku klica verjetno zmešane. Beležke razvrstite v razdelke, ki se nanašajo na različne teme, ki jih pokriva razpis. Ugotovite, kdo je govoril, ko ste preoblikovali zapiske. Vključite lahko tudi kratek povzetek, ki poudarja, kaj je bilo doseženo ali odločeno med razpisom, ali glavne točke razprave. Ta povzetek vključite na začetku dokumenta. Ustvarite lahko tudi drug razdelek, ki navaja, katere naloge so bile dodeljene med klicem in kdo je zanje odgovoren. To visokim uradnikom omogoča hiter sklic na to, kar se je zgodilo med klicem, ne da bi morali prebrati podrobne opombe.
