Posamezno podjetje ima lahko več položajev, da bodo operacije potekale gladko in bodo zaposleni zadovoljni. Dva od teh položajev sta sekretarja in vodje pisarn, ki se zelo razlikujejo po odgovornosti, obsegu, izobrazbi in plači. Medtem ko vodja pisarne tesno sodeluje z notranjimi operacijami, sekretarji služijo tako menedžerjem kot podjetju, zlasti če sekretar prevzame splošne recepcionarske dolžnosti.
Opis delovnega mesta sekretarja
Sekretarja opravljata dve bistveni vlogi, ki zagotavljata podporo vodjem pisarn ali vodstvenim delavcem in opravljanju osnovnih nalog receptorjev. Odgovarjajo na telefon, razporejajo sestanke in sestanke ter pišejo poročila ali dokumente v imenu upravljavcev in vodilnih delavcev, obravnavajo vhodno in izhodno poštno pošto ter po potrebi posodabljajo dokumente programske opreme. Dejanske dolžnosti se lahko spremenijo glede na zadevno mesto, saj lahko pravni sodelavci opravljajo poizvedbe pravnih strank in posodabljajo mape bolnikov v medicinskem okolju.
Opis opravila upravitelja Officea
Vodja pisarne je odgovoren za nadzor in vodenje zaposlenih v pisarniškem okolju. Vodje pisarn poznajo cilje podjetja in določenega oddelka, zato morajo zagotoviti, da vse delo zaposlenih izpolnjuje poslovne smernice, cilje in standarde. Nekateri vodje delegirajo naloge, naloge in projekte zaposlenim, ki delajo v določenem oddelku. Vodje pisarn morajo upoštevati tudi proračune, ki jih določi računovodstvo, in upoštevati predvidene roke.
Izobraževalne zahteve
Tajnica ima pogosto diplomo srednje šole. Zagotovljeno je dodatno usposabljanje na delovnem mestu, tako da se sekretar seznani z notranjim delovanjem podjetja in v času usposabljanja uporabi računalniški sistem. Pravni in zdravstveni sekretarji lahko zahtevajo dodatno potrdilo Nacionalnega združenja pravnih sekretarjev ali Mednarodnega združenja strokovnjakov za upravo. Vodje pisarn imajo pogosto visokošolsko usposabljanje za vodenje pisarn ali administrativne storitve ali podporo. Visokošolsko izobraževanje lahko vključuje diplomo ali dodiplomsko stopnjo.
Razlike v plačah
Ker imajo vodje pisarn veliko izobrazbo in upravljajo druge zaposlene v pisarni, prejemajo višjo plačo od tajnikov, glede na objavljene podatke o plačah v ameriškem uradu za statistiko dela. Od leta 2008 so vodje pisarn in nadzorniki zaposlenih zaslužili približno 45.790 $ na leto, medtem ko so sekretarji od leta 2010 zaslužili mediano 25.240 $.
