Organizacija datotek izboljša potek dela za poslovno ali osebno pisarno. Obstajajo številne zbirke podatkov, ki ustrezajo različnim potrebam in željam. Standardni formati arhiviranja spadajo v eno od treh širših kategorij: predmet, številke in alfanumerične. Pisarniški delavci uporabljajo alfanumerično metodo, kadar morajo datoteke vsebovati besede in številke.
Kako organizirati datoteke
Alfanumerične datoteke imajo oznako, ki vsebuje besede in številke. Ta kombinacija lahko vključuje ime in telefonsko številko ali številko stranke. Podjetja ali posamezniki, ki imajo nekaj map, se lahko organizirajo z uporabo imen. Veliko število datotek bo zahtevalo številčno naročanje, saj delavci pogosto najdejo datoteko s kodno številko.
Uporaba alfanumeričnih vnosov
Poskrbite, da se vsaka koda uporablja samo za eno datoteko. Organizirajte datoteke po zaporedju. Uporabite gumijaste trakove ali delilnike za združevanje datotek v nize ali desetine, odvisno od skupnega števila datotek, da boste lažje našli določeno število.
