Vložitev je ena izmed tistih pomembnih delovnih mest, ki jih nihče od nas ne želi. Ko postavljate nov sistem arhiviranja, ga boste želeli narediti tako, da ga boste lahko uporabljali. Nekateri ljudje radi nastavijo svoj sistem po abecedi in nekaj po številkah. Drugi ga določijo po kategorijah in nato po abecedi. Izberite, kaj vam ustreza.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Pisalna miza
-
Datoteke z manili z zavihki
-
Kartične pregrade z zavihki
-
Oznaka za fino točko
Organizirajte svoje kategorije, kot so najemnina ali hipoteka. Odložite datoteke za vašo stavbo, pripomočke in potrebščine. Pojdite skozi vse svoje dokumente. Vsakemu predmetu dajte kategorijo. Poskusite, da bi vaše kategorije sovpadale z kategorijami IRS, zato je konec leta lažje.
Naredite ločilo za vsako kategorijo. Na delilnik napišite, katera kategorija je. Odložite jih.
Ko plačujete račun, napišite datum, ko ste ga plačali, na del računa, ki ga imate, ali na račun. Če uporabljate čeke, vpišite številko in znesek plačila na računu. Če plačujete elektronsko, vpišite številko potrdila in znesek, ki ste ga plačali. Datum vseh vaših dokumentov za datum, ko ste delali na njej, tudi če to ni račun. Primeri drugih dokumentov so lahko bančno usklajevanje, računi za naročila in računi, ki se pošljejo strankam. Potem dokumentirajte vsak potrdilo ali dokumentacijo v svojem knjigovodskem sistemu. Quickbooki in Microsoft Money imajo odlične programe za knjigovodstvo malih podjetij.
Nastavite mapo za vsak posamezen del kategorije, ki ste jo navedli v 1. koraku. Primer je, da je kategorija pripomočki in mape ABC Electric, CITY voda in kanalizacija ter internetne povezave INT. Če ima vaše podjetje dobavitelje, nastavite posamezne datoteke za vsakega prodajalca. Nastavite datoteke za vsako od vaših strank. Pojdite skozi vsako kategorijo in nastavite vse posamezne mape.
Nastavite datoteko za vsakega zaposlenega. Ker večina malih podjetij nima kadrovskih oddelkov za ravnanje z zaposlenimi in vodenje evidenc o njih, boste morali obdržati vsaj preprosto datoteko na njih. Postavite njihove plačilne evidence. Dokumentirajte vsako usposabljanje, ki so ga opravili. Kopije licenc hranite, če jih potrebujete. Prav tako boste želeli dokumentirati morebitne spore z vami. Zapišite, kaj je bil spor in kakšen je bil rezultat.
Ko kupite nekaj za svoje podjetje, shranite ločeno datoteko za račune. Dokumentirajte jih v knjigi. Nato jih želite postaviti v datoteko. Enkrat na mesec preberite datoteko s potrdilom in jo postavite v pravilno datoteko in kategorijo. Mesečne račune lahko spajate skupaj in zapišete mesec. Tudi če uporabljate kreditno kartico, je to dodatna dokumentacija, če ste jo IRS pregledali.
Postavite razdelilce kategorij v omarico za arhiviranje tako, da jih razvrstite po abecedi. Vsako mapo v tej kategoriji lahko razvrstite po abecedi. Postavite jih za delilnikom. Pojdite skozi vsako kategorijo in jih shranite.
Nasveti
-
Prilagodite lahko katerikoli sistem za arhiviranje, da ga preprosto uporabite. Dokler boste hitro našli informacije, je to dobra zbirka podatkov.
