Sistem izdajanja računov je srce poslovnih terjatev podjetja. Računi so pripravljeni na osnovi prodanih proizvodov ali storitev. Podatki iz računa se med drugimi poslovnimi evidencami ujemajo s prodajnimi revijami, evidencami računov strank, bilancami terjatev in dnevniki denarnih računov.
Elektronsko in ročno
Programski sistemi, ki se uporabljajo za izdajanje računov, zahtevajo, da mala podjetja vnašajo začetne podatke pred tiskanjem računov. Vsak sistem zahteva različne spremenljivke in bo uporabnika opozoril, kaj je potrebno. Sistem bo nato elektronsko vključil podatke v terjatve. Nasprotno pa pri vzpostavljanju ročnega sistema lastnik malega podjetja ali računovodja odloči, kaj je potrebno, in ga ustrezno oblikuje kot del računovodskega sistema. Ne glede na to, ali majhno podjetje zagotavlja storitve ali prodaja izdelke, je eden od predhodnih korakov pri vzpostavitvi sistema izdajanja računov, da se določi, kaj je treba na računu vključiti poleg osnov, kot so kontaktni podatki.
Sistem številčenja
Vsak račun mora vsebovati edinstveno identifikacijsko številko, ki temelji na časovnem vrstnem redu prodaje ali na številki kupca. V vsakem primeru se lastnik malih podjetij lahko odloči, da se te edinstvene številke lahko uporabijo za sklicevanje na določen račun v prihodnosti.
Organ za račun
V razdelku opisa računa bo računovodja želel dodati podrobne informacije, da bo kupec točno vedel, kateri dokumenti na računu. Na primer, račun za storitev, ki preprosto navaja "klic storitve", je preveč nejasen, da bi ga uporabnik ali majhno podjetje lahko uporabil za poznejšo uporabo. Če pa opis opisuje nekaj bolj specifičnega, kot je "Spremenjeni filtri; očiščeni ventilatorji; preizkušeni vžig", tako kupec kot ponudnik storitev natančno vedo opravljeno delo. Če je dajatev na storitev ali uro, je treba to podrobnost vključiti v opis. Kadar je račun za izdelke, vključite količine in ceno na enoto. Te informacije se ujemajo z vnosi v prodajno revijo.
Pogoji kredita
Določite kreditne pogoje kupcev in jih vključite na račun. Na primer, če se plačilo pričakuje takoj, mora biti na računu naveden zapis "Neto zapadli po prejemu." V času prodajnega procesa, če je bilo strankam povedano, da bi imel 30 dni za plačilo, to vključite kot datum zapadlosti na računu.
Vse skupaj
Sistem izdajanja računov je dokončan, ko ustreza ustreznemu mestu v računovodskem procesu. Ko so računi pripravljeni, je čas za zbiranje terjatev. En izvod vsakega računa se pošlje stranki in podjetje zadrži eno kopijo. Fakturiran znesek se knjiži na račun stranke v reviji prodaje. Ko je plačilo prejeto, se znesek odšteje od računa stranke v reviji prodaje in doda k gotovinskemu računu podjetja. Ob koncu meseca lahko lastnik malih podjetij pregleda račune, da zabeleži vse neplačane račune in potrebo po nadaljnjem iskanju plačila, kot je pošiljanje druge kopije računa z oznako »zapadla«.
