Predstavite si to: pokličete dobavitelja, da naročite nekaj pripomočkov in jih posnamete po e-pošti, da potrdite. Težava je v tem, da vam pošljejo pet primerov namesto štirih in vam izročijo večji račun, kot ste pričakovali. Ker nimaš ničesar pravnega, da bi ta prodajalec odgovarjal, se ti ne boš več vrnil. Lahko se razjezite in grozite, da boste zadržali plačilo, vendar bi lahko vse postalo grdo in uničilo vaš odnos. Kaj storiti? V prihodnosti lahko razmislite o uvedbi sistema naročil. Organizacije proizvajalcev imajo pomembno vlogo pri nadzoru nakupov podjetij in vam pomagajo slediti naročilom in upravljati plačila za opravljeno delo.
Kaj je naročilo za nakup?
Naročilo je uradna potrditev naročila za blago in storitve. Deluje kot pogodba med podjetjem in njegovimi dobavitelji, tako da dobavitelj natančno ve, kaj je bilo naročeno, podjetje pa ve točno, kateri izdelki in storitve bodo dostavljeni, in do katerega datuma. Ko dobavitelj sprejme naročilo, ustvari pravno zavezujočo pogodbo med obema strankama. Torej, nikoli ne boste obtičali z dodatnim primerom pripomočkov, ki jih ne potrebujete, dobavitelj pa je zaščiten, ker ima zdaj pravno dokazilo, da je bilo naročeno blago in storitve. Če naročila niste ustvarili, od stranke ne bi bilo nobenega zavezujočega naročila.
Kako izgledajo naročilnice?
Naročilnice so videti kot račun. Edina razlika je, da jih kupec ustvarja, ne pa prodajalec. Na splošno bo naročilo vsebovalo naslednje informacije:
- Informacije o podjetju kupca.
- Naslov za pošiljanje / obračun.
- Informacije podjetja dobavitelja.
- Podrobnosti naročila - izdelek, količina, cena in datum dobave.
- Datum naročila.
- Številka naročila.
V zvezi z naročilom lahko obstajajo tudi posebni pogoji, kot je na primer plačilo. Veliko podjetij ustvari standardiziran dokument naročila z izpolnjenimi splošnimi informacijami, da se zagotovi skladnost.
Kaj je številka naročilnice?
Če v naročilu morate vključiti eno postavko, je to številka naročila. Številka naročila je edinstvena referenčna številka, ki vam olajša uskladitev dobav z nakupi, ko pridejo. Z njimi bi morali pospešiti obdelavo računov, ker lahko preprosto spremljate, kdaj so bila plačila izvedena za določena naročila. Prav tako zmanjšuje tveganje nepravilnih plačil, saj ne boste plačevali na računih, ki nimajo ustrezne PO.
Tukaj je primer. Recimo, da potrebujete nov komplet omaric. Izdelate naročilo z velikostjo, količino in posebnimi zahtevami za omarice in jih pošljete proizvajalcu. Ko proizvajalec odobri naročilo, ustvari pravno pogodbo med strankama. Proizvajalec vam bo dostavil omare in poslali račun za celotni znesek, ki ga je treba plačati. Ta račun se bo nanašal na številko naročila. Torej, ko prejmete račun, ga lahko preverite glede na naročilo, da se prepričate, ali se dva dokumenta ujemata. Če to storijo, nadaljujte in plačajte. Če tega ne storijo, je nekdo naredil napako, ki jo morate raziskati.
Kako integrirate sistem naročil v vaše podjetje?
Če še nikoli niste uporabljali PZ, bi vam bilo odpuščeno, ker ste mislili, da je tako preprosto, kot je nastavitev predloge za naročilo v Microsoft Wordu ali vaši računovodski programski opremi. Te možnosti so odlične pri ustvarjanju fizičnega dokumenta naročila, vendar je treba razmisliti o nekaterih dodatnih stvareh, preden lahko vključite sistem naročil v podjetje:
Kdo kupuje?
Sistem za naročila mora nadzorovati skrbnik primarnega naročila. To bo centraliziralo vašo nabavo in vam dalo jasen zapis o tem, koliko denarja se porabi. Takoj ko je PO ustvarjena, lahko skrbnik takoj izračuna stroške v proračun podjetja. V bistvu, boste začeli z jemanjem kreditnih kartic iz rok osebja.
Kakšen je postopek za povrnitev zahteve?
Vsak postopek PO se začne z rekvizicijo. To je zahteva za naročilo, ki jo zaposleni opravijo, kadar koli potrebujejo za nakup blaga ali storitev. Ustvariti morate standardizirano predlogo za zahtevo, ki jo morajo vsi člani osebja nato uporabiti. Mnoga mala podjetja svojim zaposlenim omogočajo, da preprosto pošljejo svojo zahtevo upravljavcu, ki se poveže s skrbnikom, da dodeli proračun, dobi odobritev za nakup in dvigne potrebno PO.
Dodajanje zahtevnega sistema zagotavlja, da mora osebje dobiti centralizirano palce, preden kupijo, tako da nič ne zdrsne skozi razpoke. Kmalu boste imeli dovolj podatkov, da boste lahko spremljali, kako zaposleni uporabljajo dobave in vzorce nakupov na kraju samem, na primer, ali obstajajo možnosti za znižanje nabavne količine od dobavitelja?
Kako boste prijavili PO?
Skrbniki se lahko odločijo, ali bodo zahtevo odobrili, zavrnili ali označili za nadaljnjo razpravo. Po odobritvi zahteve mora skrbnik PO naročilu dodeliti številko naročila - lahko uporabite katerokoli alfanumerično kodo, ki jo želite - in jo zabeležite v register PO. Vzdrževanje registra zagotavlja, da boste obdržali skupno število nakupov. Učinek rekvizicije si lahko ogledate, preden ga odobrite, in posodobite svoj proračun vsakič, ko je naročnik povišan. To je tudi ključni del revizijskih sledi, ki zagotavlja, da ni nobenih neskladij med dobavami in plačili.
Kako boste upravljali prodajalce?
Seveda boste morali vedeti, da se selite v sistem naročil. To je tako preprosto, kot da stopite v stik s prodajalci in jih obvestite, da boste pred nakupom plačali naročilo. Način, kako dobite naročnika od prodajalca, je odvisen od vas - najpogosteje ga bo skrbnik poslal neposredno prejemniku.
Ko prodajalec prejme vaše naročilo, ga mora skrbno preveriti glede napak, preden pripravi blago, ki ga je treba dostaviti. Veliko večjih prodajalcev se uporablja za nakup, ki ga podpira PO, in imajo vzpostavljene sisteme, ki bodo označili vaš račun, če boste poskušali kupiti brez naročila.
Kako boste uskladili plačila računov z registrom PO?
Če vzdržujete posodobljen register poštnih naročil, potem usklajevanje računov ali izpiskov kreditnih kartic z naročilom ni posebej težavno ali dolgotrajno. Samo želite označiti vsak nakup, ki ni bil zabeležen s PO. Potem je to primer usposabljanja osebja za odpravo presežnih nakupov v prihodnosti.
Ali bi morali avtomatizirati postopek naročila?
Namesto, da delate stvari ročno, se lahko odločite za vlaganje v nekaj nakupovalne programske opreme za lastnike malih podjetij. Ti sistemi lahko avtomatizirajo vaše zahtevke in rutinske odobritve ter samodejno ustvarijo PO, zaradi česar je vse manj zahtevno. Prav tako upravljajo vaše dokumente nakupa iz ene centralizirane na enem mestu, dostopne od koder koli, kar olajša upravljanje naročil na poti. Nekateri sistemi imajo še druge uporabne funkcije, kot je katalog dobaviteljev, ki omogoča, da so vaše zahteve lažje in bolj priročne za vaše zaposlene.
Platforme so tako široke, kot so dolge, na spletu pa je na voljo veliko spletnih mest za pregled, ki vam pomagajo zmanjšati možnosti. Kot vedno, izkoristite prednosti predstavitev in brezplačnih poskusnih obdobij, zato ste prepričani, da ste se odločili, preden ste kupili.
