Pomembnost dobro organiziranega sistema arhiviranja ni nikoli bolj očitna kot takrat, ko manjka pomemben dokument. Neučinkoviti sistemi arhiviranja lahko povzročijo izgubljen čas, denar in vodijo do slabega sprejemanja odločitev, če manjkajoči dokument vsebuje sestavni del informacij in morate brez njega oblikovati odločitev. Eden od načinov za ustvarjanje reda iz kaosa je vzpostavitev numeričnega sistema arhiviranja v pisarnah, kjer v zapise dodelite številke, kot so naročila, postavke inventarja in ocene ter informacije o datotekah v naraščajočem vrstnem redu ali od najnižje do najvišje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Sistem številčenja
-
Omarica
-
Vodila za delitev datotek
-
Zavihek delilnika datotek
-
Datotečne mape, izbrane barve
-
Nalepke
Nastavite kategorije in sistem številčenja
Nastavite kategorije datotek in dodelite kontrolne številke. Navedite posamezne oddelke v organizaciji posebej. Dodelite glavno kontrolno številko za vsak oddelek. Na primer, majhno podjetje se lahko odloči, da določi kategorije, kot so "finančni", "prodaja", "nabava", "človeški viri" in "oprema". Dodelite kontrolno številko za identifikacijo vsake glavne kategorije, na primer 100 do finančne; 200, Prodaja; 300, Nakup; 400, Človeški viri; in 500, oprema.
Nastavite podkategorije datotek in dodelite podkontrolne številke za definiranje in identifikacijo vsake podkategorije. Na primer, v kategorijo prodaje lahko dodate 10 za poročila o prodaji; 20, prodajne ocene; in 30, potrdila o prodaji.
V vsaki podkategoriji nastavite sistem oštevilčenja za identifikacijo posameznih dokumentov v podkategoriji. To bo postala številka, ki jo natisnete na samem dokumentu. Če na primer pošljete naročilo za predhodno natisnjene obrazce za ocenjevanje prodaje, navedite številko prvega obrazca kot 200-20-01 ali 200 20 01, če želite. Vsak zaporedni dokument se poveča za en. Na primer, v drugem obrazcu za oceno prodaje bi natisnili "200-20-02".
Ustvarite glavni indeks vašega načrta vložitve. To bo služilo kot kazalo za vašo omarico.
Nastavite kabinet
Vzpostaviti sistem barvnega kodiranja, da se opredelijo glavne in podkategorije. Na primer, lahko določite pravilo, ki za označevanje glavnih kategorij uporablja oznako razdelilnika modre datoteke. Barvne mape z datotekami bi nato lahko identificirale podkategorije, kot v rdečih mapah za prodajna poročila, zelene mape za prodajne ocene in rumene mape za prodajne račune. Oznake v mapah datotek bodo prepoznale njegovo vsebino, kot so oznake, ki prikazujejo 01-100, 101-200 in tako naprej.
Ustvarite ločilne jezičke glavne kategorije in namestite v omarico. Označite in postavite začetne podkategorije datotek v omarico in jih po potrebi dodajte.
Dokumente dokumentirajte v ustreznem številčnem zaporedju.
Nasveti
-
Vzemite si nekaj časa, da ugotovite potrebe vašega podjetja in se odločite za kategorijo in sistem številčenja, ki je smiseln za vaše podjetje.
Če uporabljate računalniško podprt računovodski sistem in tiskate svoje obrazce, boste morda morali spremeniti sistem številčenja, tako da bo upošteval zahteve za arhiviranje. Na primer, oštevilčevanje na obrazcih Ocene prodaje se lahko začne pri 200-20-01 in se poveča za eno za vsako novo oceno.
Navedite posebno lokacijo in vsebnik za vse dokumente, ki še niso bili vloženi, če boste v tem času potrebovali dostop do njih.
Najboljši način, da zagotovite, da boste sledili zahtevam za vložitev, je določiti urnik, kot je dnevni ali tedenski.
