Ko najemodajalci zamenjajo osebje v pisarni, je koristno svetovati najemnikom teh sprememb, zlasti o osebju, ki pogosto sodeluje z najemniki. Osebnim osebjem in drugim pomembnim spremembam v pisni obliki je enostavno svetovati.
Zberite seznam imen in naslovov vseh najemnikov, na katere bo vplivala sprememba. Na primer, če najemate prostor na več lokacijah in zato upravljate več kot en urad za najem, morate le spremembo sporočiti tistim najemnikom, ki se ukvarjajo z najemno pisarno, kjer se sprememba dogaja. Če imate samo en urad, seveda opozorite vse najemnike.
Pripravite pismo na vrhu pisma podjetja, da bo "uradno", in ga navedite za datum, ko pričakujete, da je večina črk razdeljenih. Uporabite tehnologijo mailmerge za prilagoditev vsake črke ali pa uporabite splošnejšo obliko, tako da naslovite vsako črko »Dragi najemnik«.
Vsebina pisma mora biti kratka in poslovna, na splošno pa mora vsebovati dva odstavka vsebine in zaključni odstavek. Sporočite spremembo osebja v prvem odstavku. Če bo novi uslužbenec prevzel vse dolžnosti odhajajočega zaposlenega, recite tako, navedite dolžnosti: "Jennie Smith bo zapustila podjetje 12. marca in ga bo nadomestila Mary Jones, ki bo odgovorna za pritožbe najemnikov, vzdrževanje zbiranje najemnin in odgovarjanje na vsa povezana vprašanja."
Po drugi strani pa, če bodo dolžnosti, ki jih je prej opravljal odhajajoči zaposleni, razdeljene med obstoječe in / ali nove uslužbence, to pojasnite v prvem odstavku; na primer: "Jennie Smith bo zapustila podjetje 12. marca in bo zamenjala Mary Jones, ki bo odgovorna za pritožbe najemnikov in zahteve za vzdrževanje. Joe White bo prevzel odgovornost za zbiranje najemnin in odgovarjanje na vsa povezana vprašanja."
V drugem odstavku vključite vse ustrezne datume; v mnogih primerih, na primer, uslužbenec zapusti petek in nadomestno poročilo naslednji ponedeljek. V drugih primerih je kratko obdobje prekrivanja, medtem ko odhajajoči zaposleni usposabljajo novega. Drugi odstavek zaključite tako, da navedete, da morajo biti od datuma spremembe naprej vsa ustrezna vprašanja, pripombe in težave usmerjeni k novim odgovornim osebam in jih ponovno imenovati. Na primer: "Od 15. marca, prosim naslovite pritožbe in prošnje za vzdrževanje Mary Jones in se obrnite na Joeja Whitea za kakršnokoli povezavo z najemnino."
V zadnjem odstavku obvestite najemnike, da vas lahko kontaktirajo glede morebitnih pomislekov, pripomb ali vprašanj. Podpišite črko »S spoštovanjem«, ki ji sledi vaše ime.
Nasveti
-
Najemodajalci ali njihovo osebje lahko te vrste pisem izročijo ali pošljejo po pošti; izmenično se lahko porazdelijo z najemninami.
Upirajte se nagonu, da ste prijateljski in dajte preveč informacij, tudi ko so stvari očitne. "Jennie Smith odhaja, da ima otroka," ali "Jennie Smith se poroči in se odpravi na medene tedne, nato pa se bo umaknila iz države", oboje pa so primeri, ki dajejo preveč informacij. Naj Jennie posreduje informacije, s katerimi se odloči, in omeji vaše pismo na to, kar je potrebno za poslovanje.
