Ljudje uporabljajo pisma o nameri in pisma o zavezi v različnih situacijah, da pokažejo svojo raven podpore delodajalcu ali projektu. Ti izrazi se pogosto uporabljajo v kontekstu učencev, ki podpišejo pisma o nameri ali zavezanosti, da igrajo kolidž ali poklicni šport. Slišijo jih tudi posamezniki, ki se zavežejo, da bodo delali za velika podjetja. Dve vrsti pisem se razlikujeta glede ravni zavezanosti, oblike, namena in časovnega okvira.
Namen
Pisma o nameri in pisma o zavezi se uporabljajo za dva različna namena. Pisma o nameri se uporabljajo kot pogajalski instrumenti med posameznikom in drugo organizacijo. Na primer, učenec srednje šole lahko zaprosi, da podpiše pismo o nameri, da se pogaja o denarju in drugih ugodnostih za igranje šolskega ali poklicnega športa. Nasprotno pa pisma o zavezi predstavljajo končni dokument med dvema strankama, ki določata dogovorjene elemente za razmerje.
Oblika
Druga razlika med pismi o nameri in pismi o zavezi je vidna v obliki črk.Pisma o nameri vsebujejo bolj splošne razprave o pogojih, kot so pogoji zaupnosti, odgovornosti, pristojbine in časovno obdobje, v katerem se posameznik ne more pogajati z drugo stranko. Nasprotno pa pisma o zavezi podrobno vsebujejo dogovorjene pogoje, odgovornosti strank in zakone, ki urejajo vsako kršitev teh pogojev. Končno pismo o zavezi nosi tudi podpis obeh strani z datumom in morebitnim notarskim podpisom.
Ravni zavezanosti
Največja razlika med pismom o nameri in pismom o zavezanosti je raven vključenosti, ki jo izraža vsak dokument. Pismo o nameri ni pravno zavezujoč dokument, medtem ko je pismo o zavezi dokument s pogajanji, ki zavezuje posameznika in delodajalca ali drugo osebo. Obstajajo pravne posledice za kršitev pisma o zavezi, vendar ni nobenih s pismom o nameri. Pismo o nameri začne pogajalski proces, vendar ne določa dogovorjenih pogojev za to razmerje.
Časovni okvir
Pismo o nameri običajno velja med dvema strankama le za relativno kratek čas, morda od 30 do 45 dni. Po tem obdobju se bodo morale stranke ponovno pogajati o novih pogojih, ki bodo upoštevani v morebitni pogodbi. Nasprotno pa je pismo o zavezi pravno zavezujoča pogodba, ki traja toliko časa, kot je določeno v dokumentu. To je običajno število let ali dokler se določen projekt ne dokonča.
