Pisma so pomemben način sporočanja osebnih in poslovnih občutkov. Vendar se osebna pisma močno razlikujejo od njihovih poslovnih partnerjev. Za prikaz pravilnega poslovnega bontona med transakcijami v podjetju morate prepoznati te razlike in si prizadevati, da ne mešate pisemskih slogov. To vam bo pomagalo videti profesionalno za zaposlene, stranke, delničarje in vlagatelje.
Oblika
Poslovna pisma in osebna pisma so različno oblikovana. Pri nekaterih manjših variacijah imajo poslovna pisma običajno 1-palčni rob. Prav tako imajo enojni razmik, z dvojnim razmikom med odstavki in uvodnimi podatkovnimi linijami (npr. Datum, predmet). Črka je poravnana levo, brez prepovedi odstavkov. Poslovna pisma so tudi vedno vnesena. Nasprotno pa lahko osebna pisma vsebujejo skoraj vse oblike. Od pisatelja je odvisno, kako naj se pojavi osebno pismo. Osebno pismo, ki je tradicionalno napisano z roko, vendar z napredovanjem tehnologije, veliko ljudi v računalnikih vnaša osebna pisma, ker je hitreje vtipkano, kot pisanje ročno.
Vsebina
V poslovnem pismu je vsebina vedno objektivno usmerjena - to pomeni, da je namen pisma pregleden. Z osebnim pismom lahko vsebina pokriva veliko različnih tem in več je poudarka na povezovanju preteklih dogodkov in čustev kot pri reševanju problemov. Osebna pisma so lahko veliko bolj meandrična. Osebna pisma se lahko dotaknejo nekaterih poslovnih ali finančnih vprašanj, vendar poslovna pisma nikoli ne obravnavajo osebnih vprašanj, razen če ta vprašanja neposredno vplivajo na poslovanje.
Jezik in ločila
Poslovna pisma uporabljajo bolj formalni jezik kot osebna pisma. Pisatelji namenjajo posebno pozornost izboru besed, saj lahko izbira besed v pravnih zadevah povzroči veliko razliko. Pozdravi in zaključki so vljudni in se nanašajo na ustrezne naslove (npr. Predsednik Edwards, gospa Neman). Koloni se bolj uporabljata za poslovna pisma kot osebna pisma, zlasti po pozdravu in uvodnih oznakah podatkovnih vrstic (npr. RE:, DATE:). Osebna pisma lahko uporabljajo vse jezike, vključno s slengom in ne-poslovnimi okrajšavami, kot so ttyl (pogovorite se kasneje) ali btw (mimogrede). Prednost tega je, da se osebnost pisatelja resnično srečuje. Poslovna pisma pogosto izgubijo pisateljev pravi "glas". Osebna pisma uporabljajo standardna pravila za ločila, a ker so tako neformalna, pisci pogosto prezrejo nekatere osnovne standarde ločevanja in kapitalizacije.
Zakaj razlikovati?
Glavni razlog, zakaj ljudje ločujejo osebna pisma od poslovnih pisem, je, da standardna metoda pisanja poslovnega pisma ustvarja učinkovitost pri poslovanju. Na primer, poslovneži vedo, da lahko hitro ugotovijo namen poslovnega pisma iz vrstice z zadevo. Učinkovitost lahko pomeni prihodke. Drug razlog za razlikovanje je, da uporaba profesionalnega formata kaže, da je vse, kar je v pismu, pomembno. Tretjič, strokovnjaki pričakujejo uporabo oblike poslovnega pisma. Če s svojim podjetjem ne upoštevate poslovnega formata, lahko naletite na manj pripravljene ali neizkušene.
