Ne glede na to, ali imate novo gradbeno podjetje ali pa želite samo poskusiti privabiti nove stranke v vaše podjetje, je pošiljanje promocijskega pisma pametna prodajna tehnika. Da bi se izkazali kot zaupanja vredni in profesionalni, bi moralo vaše pismo slediti ustreznemu formatu poslovnega pisma in tehniki. Odvisno od prejemnika (kupca, investitorja ali posojilodajalca) pisma, boste morda morali prilagoditi vsakega posebej, da bo naredil najboljši vtis, čeprav mora vsako pismo vsebovati pregled gradbenih storitev, ki jih ponujate.
Ustvarite glavo, ki vsebuje ime vašega gradbenega podjetja, naslov, telefonsko številko podjetja in e-poštni naslov. Pod glavo podvojite presledek in vnesite trenutni datum.
Dvojno presledek in vnesite ime prejemnika, njegovo delovno mesto (če je primerno), ime in naslov njegovega podjetja, vse levo in enojno.
Vpišite formalni pozdrav, pozdravite prejemnika po imenu (npr. "Draga gospa Smith"). Tudi če pošiljate več kopij istega pisma, boste naredili veliko boljši vtis in osebno povezavo, tako da boste vzeli čas za naslov vsakega prejemnika.
Napišite uvodni odstavek z dvema do trem stavkom, ki se začne z vašo najzanimivejšo informacijo. Na primer, če vaše podjetje ponuja velik popust na storitve strešne kritine, je pred kratkim dokončal pomemben projekt gradnje za skupnost ali je pred kratkim začel ponujati storitev, kot je namestitev pripomočkov, ki prej ni bila na voljo, da prejemniku te informacije takoj sporočite privlačijo njihovo pozornost.
Napišite telo spremnega pisma, kjer boste podrobneje predstavili svojo promocijo. Če prejemnik ni seznanjen z vašim gradbenim poslom, zagotovite povzetek storitev, ki jih ponujate, z eno ali dvema stavkama. Medtem ko ste verjetno poskušali narediti nekakšno prodajo s svojim pismom, naj bo ta del pisma osredotočen na to, kako lahko vaše podjetje namesto tega pomaga prejemniku.
Napišite zaključni odstavek, ki vključuje poziv k dejanju in pojasnite naslednji korak. Na primer, če imate prodajo na preoblikovanju, navedite datume. Če ponujate novo storitev, za katero menite, da jo potrebuje prejemnik, navedite, kako boste naslednjič v stiku in se o njej pogovorite. Zahvalite se prejemniku za njegov čas in končajte s formalnim zaključkom (tj. "S spoštovanjem"). Vtipkajte svoje ime in naziv delovnega mesta pod zaključek.
Navedite priložene brošure ali letake z dvojnim razmikom pod vašim imenom s številko priloženih dokumentov v oklepajih. Na primer: "Priloga (3)."
