Morda boste morali predložiti pisno poslovno pismo za podjetje, s katerim ste v preteklosti delali. Vaši komentarji bodo morda potrebni za potrditev zanesljivosti in sposobnosti podjetja za zadovoljivo delovanje. Osnovna pisemska predloga vam lahko pomaga načrtovati in izdelati premišljeno poslovno pismo. V njej morate resno in občutljivo komentirati kakovost in zmožnosti poslovnega subjekta ter zagotoviti čim več koristnih informacij. Poštenost je najboljša politika, vendar v svojem pismu vedno ponujamo premišljene in strokovne pripombe.
Navedite podrobnosti o vašem odnosu s predmetnim poslom, kot so storitve, ki ste jih uporabljali, kdaj in kako dolgo. Prav tako pojasnite, zakaj pišete pismo. Na primer: »V veselje mi je, da priporočam gostinsko storitev XYZ. XYZ je v zadnjih treh letih in pol ekskluzivno organiziral vse seminarje za kosilo in učenje ter izvršne seminarje."
Navedite informacije o uspešnosti podjetja in vse druge informacije, ki bi lahko bile koristne za bralca. Na primer, lahko napišete: »Več kot le prodajalec je XYZ za nas zanesljiv in ustvarjalni partner. Podjetje nam je pomagalo pri načrtovanju in izvedbi več kot sto cenovno ugodnih in kakovostnih menijev za funkcije kosila, ki jih gostimo vsaj enkrat tedensko za naše vodstvene delavce, stranke in zaposlene. Drugi kupci XYZ na našem območju, kot so ABC in DEF, so se nam večkrat zahvalili, ker so jim priporočili XYZ."
Natančno opišite prednosti podjetja. Bolj ilustrativni so vaši komentarji, boljša - neutemeljena hvalnica lahko boomerang in kažejo na neiskrenost, pristranskost ali neresničnost. Namesto da bi rekli, da podjetje ponuja kakovostne izdelke in storitve, napišite: »Možnosti menija XYZ so dosledno dobro načrtovane, dobro pripravljene in okusno dopolnjene. Omogočajo nam, da naredimo spremembe v zadnjem trenutku, kot je dodajanje posebnih vegetarijanskih kosilnic za nepričakovane goste. V vseh teh letih nas osebje družbe XYZ ni nikoli razočaralo. Stalno prispete 15 minut pred časom, da pripravijo predstavljivo razpredelnico, preden pride naša skupina, skupaj s posebnimi grelniki za hrano, hladilniki pijač in celo cvetličnimi poudarki, kadar je to potrebno."
Zapri s povzetkom prednosti podjetja, ki mu sledi jasno priporočilo. Na primer, lahko pišete: »V naši 12-letni zgodovini smo uporabili veliko gostincev - XYZ je zagotovo dvignil barvo. Mi bi bili težko preučiti katero koli drugo podjetje za naše potrebe po gostinstvu in priporočamo XYZ brez zadržkov."
Nasveti
-
Ne bodite preveč kratek ali pa tudi ne brbajte. Izogibajte se uporabi vrhunskega, splošnega ali nevsiljivega jezika. Namesto da opisujete lastnost z zgolj pridevnikom, navedite primer, kako je podjetje dokazalo to lastnost.
V zaključnem računu navedite e-poštni naslov ali telefonsko številko, če želite, da je po potrebi na voljo več informacij o podjetju.
Oblikujte pismo v obliki bloka. Potem preverite in preverite črko, preden jo pošljete.
Opozorilo
Občasno boste morda morali priporočiti ali napotiti podjetje, ki ga ne morete resnično priporočiti. Zahtevo zavrnite tako diplomatsko, kot lahko. Če ne morete izstopiti iz njega, potem ublažite svoje pripombe s taktom. Pozitivno poudarite tako, da svoje pripombe osredotočite na to, kaj lahko podjetje počne in kaj ne more.
