Vodenje ljudi včasih pomeni izdajanje opozoril o kršitvah pravil, kot je zamuda. Formalno pisno opozorilo je lahko dovolj, da spremeni vedenje zaposlenega, katerega časovni list kaže navado, da bo prišel pozno na delo. Če se problem nadaljuje in ste prisiljeni sprejeti disciplinske ukrepe, pisna opozorila služijo kot papirna sled, ki dokazuje prizadevanje za obveščanje delavca o manj zadovoljivem vedenju in omogočanju možnosti za rešitev problema.
Navedite ustrezne informacije o vašem opozorilu, kot so ime in priimek zaposlenega, naslov, oddelek in datum discipline. Natisnite ga na pisemski papir podjetja ali pa vnesite ime in naslov podjetja. Prav tako napišite svoje polno ime, naziv in oddelek. Opozorilo naslovite neposredno na zaposlenega.
Pojasnite, da je zaposleni napisan za zamudo, kot je prikazano v časovnem listu ali časovni kartici. Navedite določen datum (-e), ko je prišlo do kršitve. Določite začetni čas zaposlenega in čas, ki je naveden na časovnem listu za vsako kršitev.
Navedite uredbo podjetja, ki zahteva, da so vsi zaposleni pripravljeni na delo ob predvidenem času. Če so te informacije objavljene v priročniku za zaposlene ali drugem dokumentu, to navedite in kopijo priložite opozorilu.
Navedite, da dokument služi kot pisno opozorilo delavcu. Če je delavec prejel predhodna ustna ali pisna opozorila za isto vprašanje, navedite tudi datume.
Podrobnosti, kaj se bo zgodilo, če se zamuda nadaljuje. Nekatera podjetja imajo strog proces, kot je pravilo „tri stavke“, medtem ko drugi sprejemajo odločitve za vsak primer posebej. Da bi zajeli vse možnosti, vključite izjavo: »Nadaljevanje zakasnitve je odvisno od discipline do in vključno s prenehanjem zaposlitve.«
Podpišite dokument. Na dnu vključite zapis »cc: file«, ki označuje, da kopijo v datoteko zaposlenega postavljate kot formalno disciplino. Upoštevajte tudi druge posameznike ali oddelke, ki bodo prejeli kopijo, kot so človeški viri ali vaš oddelek. Zapusti prostor ali podpis in datum zaposlenega. Če podrejeni zavrne podpis dokumenta, to navedite na vrstici podpisa. To bo pomenilo, da je bil delavec prisoten in se je seznanil z vsebino opozorila.
Opozorilo
Vsaka država ima svoje zakone o odpovedi zaposlenih. Posvetujte se z odvetnikom ali pravnim oddelkom podjetja, da zagotovite, da je vaše besedilo zakonito.
