Del vodstvenega dela je discipliniranje zaposlenih, ki ne upoštevajo pravil. Medtem ko bo za prvič zadostovalo preprosto verbalno opozorilo, manjše kršitve, hujše ali ponavljajoče se kršitve zahtevajo dokumentirano pisno opozorilo. To bo delavcu pomagalo ne le razložiti, kaj je storil narobe in kaj se od njega pričakuje, temveč vam tudi omogoči, da shranite kopijo opozorila za datoteko zaposlenega, ki bo kasneje koristna. Pisanje takšnega opozorila se lahko zdi zastrašujoča naloga, toda s pisno opozorilno predlogo je lahko proces dokaj preprost.
Nasveti
-
Pisno opozorilo mora slediti standardni predlogi in vključevati informacije, kot so pravila, ki so bila kršena, podroben opis kaznivega dejanja in kako se mora zaposleni izboljšati.
Zakaj uporabljati pisno opozorilo
Pisno opozorilo je lahko koristno tako za zaposlenega kot za podjetje. Za zaposlenega lahko opozorilo zagotovi jasna navodila in navodila o tem, kaj podjetje pričakuje od nje in kako izboljšati njeno delovno uspešnost, da bi se izognili nadaljnjim opozorilom. Za podjetje lahko pisno opozorilo pomaga dokazati, da so bili ukrepi sprejeti, zato je mogoče sprejeti nadaljnje korake, če se težava nadaljuje. Prav tako služi kot dokumentacija problema, če delavec kasneje vloži nek pravni spor, kot je na primer nezakonit primer prekinitve.
Kdaj uporabiti ta opozorila
Vsako podjetje bo imelo različne težave z različnimi zaposlenimi na podlagi lastnih pravil in vrste ljudi, ki tam delajo. Ob tem je najpogostejši razlog, da so zaposleni zapisani v vseh panogah, pretirana zamuda.
Običajno se izda opozorilno pismo zaposlenemu, ko je bilo izdano ustno opozorilo, vendar to ni vedno tako. Če je prišlo do resnega enkratnega kaznivega dejanja, je smiselno obiti ustno opozorilo in takoj dobiti pisno opozorilo, ki se lahko pojavi v dokumentaciji zaposlenega. Treba je omeniti, da je treba vsa ustna opozorila dokumentirati po dejstvu, vključno s časom in datumom opozorila, ki jih je treba vnesti v datoteko zaposlenega, tako da ni nejasnosti, ali je delavec opozorjen ali ni bil opozorjen na poseben problem.
Uporaba pisma ukor
To je dobra ideja, da poiščete predloge za pisno opozorilo in pismo o disciplini zaposlenih, preden jih potrebujete. Ti morajo biti prilagojeni za vaše podjetje in pripravljeni za uporabo, preden dejansko napišete zaposlenega. Vsak zaposleni, ki prejme opozorilo ali obvestilo o disciplini, mora prejeti enako obliko, izpolnjeno z informacijami, ki se nanašajo na določeno problematiko, ki se dokumentira. To bo zagotovilo, da bodo vsi zaposleni obravnavani pošteno in enakopravno.
Vsako prazno polje vedno izpolnite na vnaprej natisnjenem obrazcu opozorila.Če nekaj ne velja, lahko napišete »N / A«, zato je jasno, da ni bilo uporabno in da niste bili malomarni pri izpolnjevanju obrazca. Če dejansko napišete pismo s predlogo, vam tega ni treba storiti, vendar pisavo še vedno temeljito zapišite z čim več podrobnostmi. Če boste izvedli te korake, se boste lahko zaščitili, če se bodo pojavile pravne težave. Zato vedno uporabljajte formalni jezik in se izogibajte stenografiji ali žargonu.
Medtem ko morate delati s predlogo, se mora specifični ton, ki se uporablja v pismu o opominih, razlikovati glede na resnost kršitve. Če je na primer delavec nekajkrat zamujal, se lahko preprosto osredotočite na popravljanje vedenja in postavite bolj pozitiven ton, da ga spodbudite, da se prikaže pravočasno. Če pa zaposleni preklinjajo stranko, boste morda želeli imeti veliko bolj resen ton, ki se osredotoča na možne kazni, če bi znova napačen.
Pismo zaposlenemu osebno dajte, ne po e-pošti in ne samo s tem, da ga pustite na mizi zaposlenega. Lahko se odločite, ali bo priča prisotna ali ne, vendar ne ravnajte z zadevo javno pred preostalim osebjem. To je lahko težavno in neprijetno, vendar je pomembno, da to storite. Pravzaprav je lahko koristno govoriti z delavcem o razmerah, čeprav verjame, da pismo zveni bolj ali manj strogo, kot ste nameravali, in celo vaša prisotnost lahko pomaga poudariti ton, ki ste ga nameravali sprejeti v pismu.. Udarec pisma lahko zmehčate tako, da zaposlenemu ponudite nekaj pozitivnih povratnih informacij, vendar tega ne storite, če povzroči zmedo glede resnosti opozorila, ki ga izdate.
Vedno dobite podpis zaposlenega, medtem ko ste prisotni. Če ga zavrne, ga prosi, da podpiše pismo, v katerem navaja, da je zavrnil podpis opozorila. Podpisano kopijo hranite za zapis zaposlenega. Če je delavec podpisal pismo, v katerem navaja, da ne želi podpisati opozorila, to prepišite na pismo. Zagotovite tudi kopijo za svoje zapise.
Primer pisanja zaposlenih
Pisno opozorilo bi moralo začeti z osnovnimi formalnostmi, kot so predmet, datum, čas, vaše ime, naziv delovnega mesta, ime in priimek zaposlitve ter imena vseh drugih oseb, ki prejmejo kopijo beležke. Morda boste želeli na vrh obrazca vključiti logotip vašega podjetja, vendar to ni obvezno.
Če imate priročnik za zaposlene, najprej navedite, kateri del politike podjetja je bil kršen. Lahko napišete določeno politiko ali pa preprosto vključite sklic na ustrezen del priročnika. Če nimate priročnika, napišite kratek povzetek veljavnih pravil podjetja.
Vključite, ali je to prvo ali zadnje opozorilo, in če je to resna kršitev, si to zapomnite tudi. Opozorilo mora imeti časovni okvir, kar pomeni, da bo opozorilo, če preteče dovolj časa, odstranjeno iz zapisa delavca in se ne bo štelo kot predhodno opozorilo. Z drugimi besedami, predhodno pisno opozorilo o zakasnitvi se ne bi smelo šteti za delavca, če začne prihajajo pozno tri leta kasneje. Vendar bi moralo pismo še vedno ostati v osebni datoteki za zaposlene. Običajno mora opozorilo prvič trajati šest mesecev, resno kaznivo dejanje mora trajati osem mesecev, zadnje opozorilo pa mora trajati eno leto, vendar se to lahko razlikuje glede na politiko vašega podjetja.
Nato podrobno opišite, kaj se je zgodilo, vključno z datumom, časom in imeni vseh sodelujočih. Ne vključujte subjektivnih podrobnosti, kot je rekel, da je bil zaposleni zloben do drugega zaposlenega. Namesto tega natančno pojasnite, kaj je delavec storil, kar bi lahko razumeli kot pomeni. Če se ti računi razlikujejo, se lahko odločite, da napišete svoj opis dogodkov, opis dogodka zaposlenega in morebitne opise priča o dogodkih. Če uporabljate vnaprej natisnjen obrazec in ni dovolj prostora za pisanje vseh pomembnih podrobnosti, je v redu, da po potrebi priložite drugi list papirja.
Da bi zaposlenemu pomagali izboljšati, sledite podrobnostim o tem, kaj se je zgodilo s tem, kako se mora vedenje zaposlenega spremeniti in kako hitro mora narediti takšne spremembe. Sledite temu z jasno podrobnimi informacijami o tem, kakšne posledice bo imela, če ne bo popravila svojega vedenja. Ne pozabite, da pisno opozorilo ni disciplinski ukrep, zato poskrbite, da boste ugotovili, kateri disciplinski ukrepi se bodo zgodili, če se bo težava nadaljevala. Nazadnje, podpišite in napišite datum, ga predstavite zaposlenemu in ga prosite in morebitne priče na sestanku tudi podpisati in napisati datum.
