Ne glede na to, ali naročate blago, se prijavljate na delovno mesto, zahtevate sredstva, izražate zadovoljstvo ali se pritožujete, morate vsakič, ko se ukvarjate z organizacijo, napisati poslovno pismo. Sledite uveljavljenim postopkom in vključite potrebne komponente v vsako pismo, ki ga napišete. Začnite z listom papirja z glavo, ki vsebuje naslov vaše organizacije. Lahko pa ustvarite lastno glavno glavo, ki vključuje vaše polno ime, naslov, poštno številko, telefonsko številko in e-poštni naslov.
Datum
Med pisemsko glavo ali glavo in datumom pustite vsaj eno prazno vrstico. Uporabite ameriško obliko datuma, na primer 23. maj 2011, ko pišete organizacijam v Združenih državah. Ne uporabljajte indeksov, kot je 2. t Lahko levo potrdite datum ali jeziček na središče in vnesete datum.
Notranji naslov
Notranji naslov ali naslov prejemnika se začne za en centimeter (tri prazne vrstice) pod datumom. Vedno je levo utemeljen. Dvakrat preverite črkovanje imena prejemnika in poštnega naslova. Vključite osebni naslov, kot so gospod, gospa, dr., Gospa ali gospodična, in poslovni naslov, kot je direktor marketinga. Če niste prepričani o naslovu, pokličite receptorko v organizaciji.
Pozdrav
Pustite prazno vrstico za notranjim naslovom. Če poznate prejemnika, lahko uporabite njeno ime, na primer, Draga Mary. V drugih primerih uporabite njen osebni naslov in priimek, na primer: Draga gospa Johnson. Če niste prepričani o spolu prejemnika, uporabite polno ime. Po pozdravu lahko vključite vejico ali dvopičje ali izpustite vsako ločilo.
Telo
Pustite prazno vrstico po pozdravu. En prostor in levo utemeljujeta odstavke v telesu črke. Večina črk vsebuje vsaj tri odstavke. V prvem odstavku predstavimo namen pisma. Če se odzivate na oglas za delo, navedite položaj in navedite njegov vir. Na primer, lahko napišete "Položaj direktorja za trženje, ki se oglašuje na spletu, natančno opisuje moje sposobnosti in sposobnosti."
Drugi in tretji odstavek vsebujejo posebne podrobnosti, ki podpirajo ta namen. Na primer, če se pritožujete nad izdelkom ali storitvijo, navedite datum nakupa, številko računa in razlog za nezadovoljstvo.
Uporabite zadnji odstavek, da ponovno navedete namen in pričakovani odziv. Na primer, writie "Prosim, kontaktirajte me osebno, če imate kakršnakoli vprašanja ali pripombe v zvezi z našo novo linijo izdelkov. Veselim se, da služijo vaše poslovne korespondence potrebe za veliko let, da pridejo." Med vsakim odstavkom pustite prazno vrstico.
Zapiranje
Pustite prazno vrstico za zadnjim odstavkom pisma. Pismo zaključite z ustreznim dopolnilnim zaključkom, kot je S spoštovanjem, S spoštovanjem oz. Če je pozdrava sledila dvopičju ali vejici, po zaprtju vključite vejico. Pustite tri do štiri prazne vrstice za vaš podpis. Končajte z vašim pisanim podpisom in naslovom, na primer John Stewart, direktor prodaje.
