Težka naloga - oblikovanje načrta izvedljivosti - je za teboj. Sedaj morate napisati spremno pismo, ker najboljše poslovne prakse narekujejo, da je več kot le neprofesionalno, da preprosto potisnete načrt v kuverto in ga pošljete. Upoštevajte spremno pismo kot zaključni pridih - lok na darilnem paketu, če želite - ki prejemniku pokaže, da vas skrbi za videz, in tudi o morebitnih spremembah načrta izvedljivosti v zadnjem trenutku.
Izberite pisavo, ki je podobna podjetju. Če želite ustvariti simetrijo, izberite tisto, ki ste jo uporabili za načrt izvedljivosti. V nasprotnem primeru so Times New Roman, Arial ali Tahoma v 11. točki dobre izbire. Nastavite robove 1-palca na vrhu, na dnu in na straneh ter razvrstite črko v slogu bloka brez vdolbin.
Vnesite naslov naslova za vračilo, ki vključuje vaš naslov (ne vaše ime), ki mu sledi datum. Dvosmerni.
Vnesite notranji naslov ali ime in naslov, ki ga pošiljate načrtu izvedljivosti. Dvosmerni.
Vnesite pozdrav. Dvosmerni.
Napišite prvi odstavek, ki povzema namen pisma in namiguje na vse ustrezne podrobnosti v zvezi z načrtom izvedljivosti: “V prilogi poiščite načrt izvedljivosti, ki opisuje (navedite obseg načrta in njegov namen), ki vam ga z veseljem nudim. v imenu podjetja (ime vašega podjetja). “Double-space.
Poudarite, da bi moral prejemnik skrbno prebrati načrt in sprejeti kakršne koli spremembe - in kmalu - preden se začnejo izvajati vse pogodbene strokovne storitve. Poskrbite, da boste določili razumen rok, ki bo prejemniku dala dovolj časa za natančen pregled, vendar ne toliko časa, da bi načrt lahko padel z zaslona poslovnega radarja: »S spoštovanjem zahtevam, da pregledate priloženi načrt, da zagotovite, da natančno odraža vse priložene načrte ustrezne točke. Če ne, in če želite narediti kakršne koli spremembe, me prosim kontaktirajte na vašo telefonsko številko čim prej, da se o njih pogovorite. Če ne, podpišite načrt, ki je naveden na zadnji strani. Poklical vas bom v roku enega tedna, da bi pripravili prijeten čas, da prevzamem načrt iz vaše pisarne.
Napišite zaključni odstavek, ki kaže na kateri koli poslovni odnos, ki ga predvideva študija izvedljivosti. »Vnaprej se vam zahvaljujem za vašo takojšnjo pozornost. Zdaj, ko je načrt izvedljivosti popoln, se veselim sodelovanja z vami na produktiven in obojestransko koristen način v prihodnjih letih.
Vpišite formalno zapiranje, na primer: »S spoštovanjem« ali »S spoštovanjem«. Prostor štirikrat.
Vnesite svoje ime. Prostor enkrat. Tip "Ograjen prostor" (ki se nanaša na načrt izvedljivosti). Vpišite se v prostor med zaključnim in vnesenim imenom.
Nasveti
-
Na glas preberite pismo. Nato vprašajte zaupnega sodelavca - po možnosti enega, ki je vključen v načrt izvedljivosti - tudi, da ga preberete. Preden ga pošljete, ga popravite in uredite.
Shranite kopijo črke za svoje datoteke.
