Računovodje v poslovnem mesecu družbe vnesejo več računov v računovodski sistem. Nekateri od teh vnosov se pojavljajo kot vnosi v knjigi, imenovani »vnosi v dnevnik«, ki se izvedejo neposredno v glavno knjigo. Nekateri od teh vnosov, ko se vnesejo v enem mesecu, se morajo v naslednjem mesecu obrniti, da se račun počisti. Področje, na katero se to nanaša, so mesečne razmejitve.
Povratni vnosi
Vpis, ki zahteva razveljavitev, vključuje zneske, vnesene v računovodski sistem za razporejanje odhodkov, ki zajemajo dva obračunska obdobja. Na primer, če je račun za plačilo posojila samo za obresti plačan vsak mesec 15., se za trenutni mesec nanaša samo polovica vpisa, druga polovica vpisa pa se nanaša na naslednji mesec. Za upoštevanje te transakcije bi računovodja porabil polovico zneska v tekočem mesecu in v drugi polovici zneska vnesel prilagoditveni vnos. Na začetku naslednjega meseca mora računovodja obrniti prilagoditveni vnos, da očisti račun. Prednost uporabe povratnih vnosov je, da omogoča računovodji, da odražajo stroške v obdobju, v katerem nastanejo.
Razmejitve
Računovodje ustvarijo vnose za stroškovne postavke, ki niso prejete. Če ste na primer odjemalcu zaračunali 500 evrov, vendar morate prodajalcu plačati 100 evrov za dokončanje dela za ta račun, in ne boste prejeli računa dobavitelja, ga boste morali ustvariti. Namen je zagotoviti, da se za ustvarjeni prihodek evidentirajo tudi stroški. Za mesec, ko ste odjemalcu zaračunali 500 evrov, boste za prodajalca ustvarili strošek v višini 100 evrov, kar zahteva vnos v naslednjem mesecu. Vendar pa, ko vnašate in ponavljate vnose, ne smete pozabiti narediti vnosa za vzvratno beleženje ali pa bo vaš račun za stroške precenjen. Slabost uporabe vnosov z vzvratno vožnjo je možnost, da jih pozabite narediti.
Dvojno delo
Če želite spremeniti vnose, potrebujete sistem za sledenje, da se prepričate, da se uspešno zaključijo. Brez sledenja vnosom v preglednici ne boste vedeli, kaj naj se obrne v naslednjem obdobju. Računovodski sistemi, ki zahtevajo, da ročno vnašate vnose, zahtevajo, da računovodja opravi dvojno delo. Pri vsakem opravljenem vnosu, ki zahteva razveljavitev v naslednjem obdobju, mora računovodja narediti dva vnosa, in sicer v vsakem obdobju. To je lahko težavna naloga in zahteva sledenje morebitnim napakam, ker morajo biti zneski, vneseni v enem obdobju in obrnjeni v naslednjem, enaki, da se izničijo.
Previsoki ali podcenjeni računi
Še ena pomanjkljivost pri uporabi povratnih vnosov je, da lahko napake precenjujejo ali podcenjujejo račun. Časovne razmejitve omogočajo računovodji, da pravilno sledijo nastalim, vendar ne prejetim prihodkom ali odhodkom, vendar lahko pozabijo na preklic vpisa končati v precenjenem ali podcenjenem znesku na računu, ker bi bil vnos obrnjen.
Več vnosov, več napak
Z uporabo vnosov z vzvratno vožnjo se podvoji delo računovodje, možnost za napake pa se poveča, ko se ročno delo poveča. Sistem, ki omogoča samodejno obračanje vnaprej vnesenih vnosov, je lahko najbolj učinkovit, ker mora biti prvotni vnos opravljen samo enkrat. Čeprav bi računovodja še vedno pregledoval vnose, ne bi bilo treba podvojiti svojega dela.
