Ko delate v pisarniškem okolju, je skupno rabo in izposojanje zalog drugim pogosto. Slaba stran tega je, da se ljudje včasih zanemarijo, da vrnejo posojene pisarniške potrebščine. Najbolj profesionalen način za reševanje tega je v obliki pisma, poslanega po e-pošti. Je preprost za pisanje, in če je opravljeno na pravilen način, zagotavlja, da je oprema vrnjena in nobenih odnosov napeti.
Zaženite e-poštno sporočilo s pisanjem »Pozdravljeni«, ki mu sledi ime osebe, če je nekdo, ki ga precej dobro poznate. Če je nekdo, s katerim niste dobro seznanjeni, ali če je višjega avtoriteta, začnite z besedo "Dragi", ki ji sledi ime.
Dvojno presledek iz uvoda in začetek odstavka. Navedite, da pošiljate le prijazen opomnik, saj razumete, kako je mogoče stvari pozabiti, ko postanejo zaposleni v pisarni. Pomembno je, da ohranite prijazen in razumljiv ton, da ne boste ogorčili prejemnika, ki povzroča napetost in dodatno zavlačuje vrnitev vaših zalog.
Zamenjajte in navedite, da boste potrebovali vrnitev pisarniškega materiala za prihajajoči projekt. Navedite posojene posebne zaloge kot opomnik in datum, do katerega jih boste potrebovali.
Zamenjaj in spremljaj svoje odstavke s prijazno zaključno izjavo, kot je "Upam, da je vse v redu", da se konča na srečo.
Preden pošljete e-pošto, napišite »Hvala« in se vpišite na dno.
