Če ste na telefonu z dolgotrajnim kolegom ali stranko, bi lahko hitro in preprosto poklicali klic iz vašega dneva. Namesto, da bi poskušali večopravilnost, medtem ko klicatelj teče, morate uporabiti nekaj taktičnih tehnik, da končate klic čim prej, ne da bi žrtvovali vljudnost ali se oddaljili od osnovnega bontona. Ko ste poskrbeli za opravljeno delo, lahko iz klica naredite milosten in vljuden izhod.
Osredotočite se na obravnavano vprašanje. Pogovor naj bo osredotočen na namen klica in se izogibajte odklapljanju v pogovor. Če oseba, s katero se pogovarjate, začne preusmerjati na nepovezano temo, ga nežno usmerite nazaj na pomembnejše teme. Ne bojte se, da boste pri tem ravnali naprej. Če oseba, s katero se pogovarjate z drugo temo, jo povlečete z besedo »Ampak o…« in spet omenite glavno točko. To bo klicalcu omogočilo, da ve, da je pri roki najpomembnejša stvar. Omenite tudi, da »ne želite, da si vzamete preveč časa«. To je strog, a vljuden način, da telefonirate na poti.
Vprašajte zaprta vprašanja, tako da od glavne teme ne more priti. Namesto da bi se vprašali, kaj je pravi čas za srečanje, vprašajte: »Ali bo 10 pravi trenutek za srečanje?« Zaprta vprašanja bodo imela samo določeno število odgovorov, največ dva ali tri, in to bo pogovor obravnavani zadevi.
Povzetek telefonskega klica, da zagotovite, da ste poskrbeli za vse. Ponovite vprašanje in kako se z njim ravna. Hitro: »Te informacije bom dobil in dobil poročilo do konca dneva«, potrjuje, da je za vse poskrbljeno.
Vprašajte, če lahko še kaj storite, da bi pomagali, ali kakšne druge zadeve na temo, ki jih je treba razpravljati. Še enkrat, okrepite namen klica in ne zavijte v druge teme. Uporabite besedne zveze, kot je »Torej, ali to reši vašo težavo s poročilom o stroških?« Ali »Ali lahko v ta paket vključim še kaj drugega?« Ker vaš klic doseže svoj zaključek, bo oseba na drugem koncu verjetno priznala, da o tej temi ne moremo več razpravljati.
Zahvalite se klicalcu za njegov čas ali za klicanje (odvisno od tega, kdo je začel klic). Povejte mu, da boste nadaljevali na kakršenkoli način, ki je primeren za situacijo. Uporabite hiter »Have a nice day« ali »Hvala za klic«, da končate klic. Izogibajte se dolgim poslovanjem, med katerimi si izmenjujete preveč prijetnih.
Nasveti
-
Če veste, da je določen sodelavec nagnjen k predolgemu pogovoru, pošljite e-pošto, kadar je to mogoče, da bi naslovili vprašanja ali postavili vprašanja.
