Preden je email postal priljubljen, je prenos faksov predstavljal edini način za hitro pošiljanje pisnega sporočila. V nekaj kratkih minutah in več sto tisoč kilometrov bi lahko zagotovili dokumente in izpiske. Ker je elektronska pošta prišla v široko uporabo, so nekatera podjetja popolnoma zapustila telefakse. Vendar pa imajo faksi nekaj prednosti pred e-poštno komunikacijo.
Težave s papirjem
Ker prenosi faksov uporabljajo papir in e-pošto, težave s papirjem ne postavljajo faksov v slabši položaj. Tako kot tiskalniki lahko faksi doživijo zastoje papirja. Za razliko od tiskalnikov lahko pride do zastojev papirja v enem od dveh strojev, ki so potrebni za prenos faksa. Izvirni dokument se lahko zagozdi v faksu za pošiljanje, zaradi česar je dokument neuporaben, če se je zagozdil dovolj hudo. Na prejemnem koncu se papir, na katerega tiskate, lahko zagozdi v telefaksu, kar moti celoten postopek. Sprejemni stroj lahko zmanjka papirja in uporabnik na tem koncu morda ne bo vedel, da je papir že nekaj časa izginil. Ta zamuda lahko povzroči, da časovno omejene komunikacije ostanejo neodgovorjene več ur ali celo dni.
Postopek v enem koraku
Ena od največjih prednosti prenosa faksov se zgodi, ko oseba obravnava podpisan dokument ali dokument, ki obstaja samo v tiskani obliki. Če želi oseba poslati dokument v e-poštnem sporočilu, mora dokument sliko preslikati s skenerjem ali večfunkcijskim tiskalnikom. Potem mora uporabnik urediti optično prebrano sliko, preden izbere mesto na trdem disku računalnika, da shrani skenirani dokument. Ko oseba pošlje e-poštno sporočilo, mora biti datoteka e-pošte priložena skenirani datoteki. Nasprotno pa oseba, ki uporablja faks, samo postavi dokument v napravo in zadane nekaj ključev, da jih pošlje prejemniku.
Urejanje
Dokumente, ki ste jih poslali po e-pošti, lahko uredi uporabnik, dokumenti, poslani po faksu, pa ne. V primerih, ko obe stranki sodelujeta pri projektu, zmožnost za urejanje dokumenta olajša to sodelovanje, kar omogoča uporabnikom, da hitro naredijo spremembe. Če sta stranki udeleženi v kontradiktornem odnosu, je lahko prenos faksa bolj privlačen. Zaradi narave dokumenta, ki je natisnjen na papirju, je spreminjanje dokumenta zaradi obrekovanja ali manipulacije druge stranke težje.
Kombinacija
Mnogi računalniki in tiskalniki lahko danes pošiljajo fakse in e-pošto. To pomeni, da se digitalne datoteke lahko pošljejo iz računalnika na faks, kjer se dostavi kot tiskani dokument. Ti računalniki in tiskalniki lahko prejemajo tudi fakse prenosov iz faksov, kar zagotavlja prednosti tako faksa kot elektronske pošte.
