Če nameravate ustanoviti podjetje, boste morali razmisliti o ustanovitvi urada za načrtovanje in upravljanje tega podjetja. Od računalnikov do kopirnih strojev sodobne pisarne zahtevajo več različnih vrst opreme, pohištva in potrebščin za učinkovito delovanje. Pisarniška oprema sodi v nekaj kategorij, ki temeljijo na njeni funkciji v pisarni.
Kaj je pisarniška oprema?
Izraz »pisarniška oprema« vključuje vsako dolgoročno sredstvo, ki se uporablja za opravljanje upravnih ali pisarniških nalog. Torej je kategorija zelo široka. Pravzaprav je za računovodske in davčne namene pogosto lažje preučiti, kaj je izključeno iz pisarniške opreme. Zlasti pisarniške potrebščine in pisarniško pohištvo se običajno kategorizirajo in sledijo ločeno od pisarniške opreme. Pisarniški material vključuje materiale, ki jih običajno pričakujete, da jih boste redno porabili in zamenjali. Primeri bi vključevali predmete, kot so pisemski papir in drugi pisarniški material, vizitke in podobno. V pisarniško pohištvo so vključeni pisalne mize, namizni stoli, sedeži za goste ali stranke, mize in drugo pohištvo.
Računalniška oprema
Sodobne pisarne precej vlagajo v računalniško opremo, saj je bivanje na notranji in svetovni ravni običajno nujna naloga. Večina pisarn potrebuje več namiznih in prenosnih računalnikov, kot tudi tiskalnike za ustvarjanje tiskanih kopij pisem, sporazumov in drugih dokumentov. Pisarne bodo morda morale tudi kopirati dokumente v digitalne datoteke. Za takšne naloge so potrebni skenerji in kabli za povezavo naprave z računalnikom. Prav tako so lahko potrebni digitalni fotoaparati, projektorji za predstavitve in tiskalniki slik.
Komunikacijska oprema
Poslovne pisarne so močno odvisne od sposobnosti komuniciranja z drugimi oddelki ali lokacijami v istem podjetju, kot tudi z drugimi podjetji, strankami in prodajalci. Telefoni prav tako pomagajo povezati pisarniške delavce med seboj interno, kar pomaga povečati produktivnost z zmanjšanjem časa hoje za posredovanje hitrih sporočil. Interoffice komunikacije pomagajo tudi spodbujati bolj profesionalno sliko za obiskovalce pisarne.
Medtem ko se faksi uporabljajo manj v poslovnih pisarnah kot v preteklosti, nekatera podjetja še vedno zahtevajo njihovo uporabo za pošiljanje dokumentov, ki jih ni mogoče optično prebrati. To je bolj pogosto v pisarnah, ki upravljajo varne, občutljive ali zaupne dokumente, kot so odvetniške pisarne in zdravstveni uradi.
Če urad zahteva veliko količino priprave dokumentov, zlasti korespondenco, je morda smiselno vlagati v opremo za narekovanje, da lahko upravni pomočniki lažje obdelujejo in ustvarjajo tiskane kopije pisem in drugih narekovanih dokumentov. Druge komunikacijske naprave, ki jih poslovna pisarna morda potrebuje, vključujejo brezžične telefone, telefonske odzivnike, Bluetooth slušalke, mobilne naprave ali pametne telefone, snemalnike, opremo za video snemanje in prikaz ter televizorje ali zaslonske monitorje.
Splošna pisarniška oprema
Pisarne lahko zahtevajo tudi drugo opremo. Omare z datotekami so pomembne za vzdrževanje kopij dokumentov, ki jih je treba hraniti v prostorih, bodisi za hrambo ali preprosto sklicevanje. Iz istega razloga lahko ognjevarni sef zagotovi dragocene in občutljive originalne dokumente.
Nekateri deli opreme so tako razširjeni, da jih potrebujejo skoraj vsi uradi in jih redno uporabljajo. Na primer, fotokopirni stroj pomaga uradom ustvariti potrebne kopije dokumentov, ki jih mora podjetje ustvariti za partnerje in stranke, kot so korespondenca in dogovori ali pogodbe. Za pravilno odstranjevanje občutljivih, lastniških ali kako drugače zaupnih informacij je potrebno tudi drobljenje papirja.
Pisarne lahko potrebujejo tudi drugo splošno opremo, kot so poštni števci za obdelavo odhodne pošte, izdelovalca etiket za potrebe shranjevanja in table za načrtovanje in strateške seje.
