Kratka poročila so učinkovito orodje za komuniciranje z generalnim direktorjem, ki je ponavadi zaseden izvršilni organ. Lahko se uporabijo za poročanje o napredku projekta, tedenskih ali mesečnih finančnih projekcijah ali poročilih o proizvodnih operacijah. Za razliko od izčrpnih poročil, ki zahtevajo obsežne raziskave in podrobnosti, kratka poročila zahtevajo le osnovne, a najpomembnejše informacije. Pisanje kratkega poročila sledi podobnemu slogu pisanja poročil, le da so povzetek, ozadje, vsebina, zaključek ali priporočila jedrnata.
Zberite podatke, ki se nanašajo na projekt, o katerem poročate. To storite z uporabo razpoložljivih podatkov, kot so finančna poročila, poročila o izvedljivosti in že opravljene raziskave. Za svoje poročilo uporabite ustrezne referenčne materiale, kot so knjige ali informacije iz obveščenih tretjih oseb, kot so strokovnjaki za industrijo.
Vnesite datum, ime generalnega direktorja, kateremu pošiljate poročilo, vaše ime, vaš podpis in predmet poročila v zgornjem levem kotu papirja.
Na kratko povzemite vsebino poročila, tako da navedete problem, ugotovitve, dosedanji napredek ali predlog za rešitev problema. Natančno navedite, kaj pričakujete od koristi projekta.
Opišite ozadje s pisanjem kratke zgodovine tekočega projekta ali poslovne naloge, o kateri poročate. Vključite imena oseb, vključenih v nalogo ali projekt, kot so člani projektne skupine, vodje usposabljanj ali vodje oddelkov. Navedite nadaljnjo razlago o tem, kaj je naloga ali projekt.
Vpišite telo ali vsebino poročila tako, da vključite ugotovitve in podatke, zbrane v 1. koraku. Navedite kratko analizo ugotovitev in navedite, kaj pomenijo za celoten projekt in poslovanje. V poročilo vključite grafikone, vprašalnike, ankete in reference, da podprete svojo analizo.
Na kratko opišite status projekta ali naloge. Navedite priporočila le, če je generalni direktor to zahteval. Navedite dva kratka in najpomembnejša priporočila, ki povzemajo vsa druga priporočila, ki bi jih sicer navedli v daljšem poročilu.
Nasveti
-
Čeprav kratko poročilo, bralcu ne bi smelo pustiti neodgovorjenih vprašanj. Navedite vse potrebne informacije v jasnem in natančnem jeziku.
