Poročila o napredku so jasna in imajo bolj formalno obliko kot četrtletna poročila. Slednje se razlikujejo po formatih od podjetij do podjetij in institucij. Naslednje osnovne smernice pa veljajo za obe: bodite pozorni na svoje občinstvo in kaj pričakujejo v poročilu in pišite pisno jasno in jedrnato, z resnim, nenavadnim tonom in natančnim, odprtim in zanesljivim slogom.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Podatki in informacije, ki jih je treba vključiti
-
Dober program za urejanje besedil, kot je Microsoft Word
Uporabite tradicionalno obliko zapisa za poročilo o napredku in četrtletju. Začnite z datumom, imenom in položajem osebe, ki ji bo poročilo poslano, z vašim imenom in položajem ter jasno, jedrnato temo. Na primer, vrstica za poročilo o napredku je lahko »Progress on Data Integration Project«. Predmet za četrtletno poročilo je pogosto manj specifičen in preprosto pravi nekaj podobnega: »Četrtletno poročilo za oddelek podatkov, tretje četrtletje 2010«. Če je četrtletno poročilo eno od številnih, ki gredo isti osebi, se prepričajte, da poznate točno obliko, ki jo oseba pričakuje.Bralec mora hitro prebaviti vse vhodne podatke in pričakovati, da bo v vsakem poročilu našel določene vrste informacij na istem mestu.
Za poročilo o napredku odprite povzetek napredka, kot je „Projekt za integracijo podatkov napreduje po urniku in v okviru proračuna“. Če iščete nekaj posebnega - pomoč drugega zaposlenega ali oddelka, dodatna sredstva itd. - Navedite ga takoj, da se prepričate, da ga bralec ne spregleda. Na podoben način odprete četrtletno poročilo s povzetkom informacij, ki jih vsebuje poročilo.
Podrobno opišite ozadje projekta, ki ga lahko vključite v povzetek napredka, če želite, s hitrim povzetkom podrobnosti in opisom njegovega namena in časovnega razporeda. V okviru četrtletnega poročila lahko vključite napredek, dosežen od zadnjega poročila, ki upošteva tako dobro kot slabo. Ne pozabite, da želite biti odprti in pošteni.
V poročilu o napredku navedite vsa dokončana dela in uporabite akcijske glagole, da poudarite, da so bili tisti, ki delajo na projektu, marljivi. Vključite lahko tudi specifične datume, ko so bile faze projekta dokončane ali ko je del projekta postal aktiven ali je bil vzpostavljen na spletu ali karkoli je cilj. Na tej točki v četrtletnem poročilu in v ustrezni obliki začnite podrobno opredeliti napredek, ki je bil dosežen. Navedite težave, ki jih morate odpraviti.
V poročilu o napredku navedite podrobnosti o vseh težavah, s katerimi se srečujete, strategije za njihovo reševanje in časovni okvir za njihovo reševanje ali pojasnilo, zakaj je težava v teku.
V poročilu o napredku razporedite delovni načrt in dosežke, ki jih pričakujete v prihodnjem časovnem intervalu. Poročilo lahko zaključite s splošno oceno projekta in tisto, kar je bilo doslej doseženo. V četrtletnem poročilu napovedujte prihajajoče priložnosti in izzive skupaj s pričakovanimi rezultati in pomembnimi aktivnostmi. Morda se boste končali s prošnjo za komentarje, povratne informacije in ideje.
