Če vaše delo vključuje občasne informativne sestanke za vodje ali višje vodstvo o vaših funkcijah v oddelku, verjetno lahko to nalogo razdelite na četrtine ali trimesečne segmente. Mnoge organizacije uporabljajo četrtletna časovna obdobja za računovodske in finančne operacije, zato bodo potrebovali navodilo, ki se ujema s tem časovnim okvirom. Četrtletno poročilo mora vključevati povzetek in informacije o poslovnem napredku, poudarke, izzive in cilje, dosežene v tem obdobju. Lahko celo navedete neznane reference, ki lahko oživijo vaše poročilo z dejanskimi dogodki, ki so se zgodili v četrtletju.
Preučite prejšnja četrtletna poročila
Če je to prvo četrtletno poročilo, ki ga pišete, si oglejte prejšnja poročila - četrtletna ali letna. Obstajajo lahko podatki za konec leta, ki jih želite prenesti v to četrtletno poročilo. Prav tako lahko obstaja prednostni format za vaše četrtletno poročilo. Verjetno je v redu, če boste vključili dodatne ustrezne informacije; vendar pa se držite iste oblike, razen če ni drugače določeno. Če še nimate predloge iz prejšnjih poročil, jo ustvarite, tako da tega koraka ne ustvarite v naslednjem četrtletju.
Določite svoje informacijske vire
Razen če je četrtletno poročilo izključno v vaši pristojnosti, boste verjetno potrebovali informacije iz drugih virov ali oddelkov. Na primer, če vaše poročilo zahteva finančne podatke, se obrnite na računovodski ali finančni oddelek in vprašajte za podatke, ki jih potrebujete za to četrtletje. Če so na voljo podatki za prejšnje četrtletje, prosimo, da to storite tudi v primeru, da želite narediti primerjavo med dvema četrtletjema.
Preglejte poslovne teme za poročanje
V svojem četrtletnem poročilu zberite informacije o poslovnih temah, ki jih pregledujete. Na primer, če ste projektni vodja svetovalne družbe in je namen poročila posodobiti vodstveno ekipo o napredku za več različnih nalog, razmislite o navedbi imena vsake stranke, ki ji sledi vrsta posla, kot je podtema:
- Ime stranke, vrsta posla; npr. izvršni coaching
- Ime stranke, vrsta posla; npr. Delavnica za razvoj ekip
- Ime stranke, vrsta posla; npr. Organizacijska ocena
Za vsako subtopo navedite kratek opis posla, vključno z osebjem, ki je dodeljeno vsakemu od njih. Če ste vodja projekta, vključite svoje ime in ime stranke, s katero ste v tem obdobju komunicirali, kot tudi opis vaših dejavnosti kot vodja projekta. Opišite druge dejavnosti na poslu, kot so število delovnih ur vsakega dodeljenega svetovalca in cilje, cilje in dosežke za vsak posel. Na primer, lahko pišete,
"Svetovalec ABC John Doe je ustvaril aktivnosti za razvoj ekipe za delavnico za 1. februar 2019. Cilj delavnice je pregledati rezultate organizacijske presoje, izvedene 1. decembra 2018, in olajšati dejavnosti za ponovno imenovanje članov ekipe v organizacijsko poslanstvo. "
Boste sodnik o tem, koliko podrobnosti morate zagotoviti, glede na dolžino in obliko vašega četrtletnega poročila. Ta razdelek sestavlja opisno komponento vašega poročila.
Preglednice so uporabne
Poleg tega, da so uporabne pri predstavljanju finančne slike za vaše četrtletno poročilo, preglednice cenijo bralci, ki so zaskrbljeni glede spodnje vrstice. S pripovednim poročilom vam ni treba vključiti več strani, kvantitativni prikaz četrtletnih dejavnosti pa bralcem omogoča, da posnamejo poslovni napredek na vašem območju. Če uporabite isti primer, če poročate o več poslih, lahko vaša preglednica odraža začetni proračun, analizo opeklin, stroške doslej in predvideni proračun za dokončanje v dolarjih in odstotkih.
Napišite uvod in sklep
Ko boste zbrali vse informacije za svoje poročilo in pripravili osnutek, napišite svoj uvod in zaključek. Uvod mora vključevati obdobje vašega poročila, informacijske vire, oddelek ali projekte in občinstvo. Če je vaše poročilo dolgotrajno ali zapleteno, napišite povzetek, ki vsebuje najpomembnejše informacije v povzetku na eni strani. Sklep bi moral ponovno poudariti poudarke v četrtletju, na kratko pa pojasniti vsa pomembna vprašanja, ki so se pojavila v četrtletju, in projekcije za naslednje četrtletje.
