Finančna poročila delničarjem, načrti trženja in ocene kakovosti so primeri poročil za podjetja. Kratko poročilo je tako kot vsako drugo poročilo, vendar z manj strani. Navesti je treba ključne cilje poročila, povzeti osnovne informacije, pregledati alternative in priporočiti pot naprej. Poročilo obravnavajte kot projektni načrt, nato pa ga napišite v jasnem in preprostem slogu. Kratek je dober, ker ga bodo verjetno prebrali zaposleni ali nezainteresirani, vendar ključni udeleženci.
Načrtovanje
Sestali se boste z nadrejenimi, da bi pojasnili zahteve, ker bodo določali obliko in vsebino poročila. Na primer, poročilo o oceni projekta ne bo strukturirano na enak način kot načrt trženja ali finančno poročilo.
Raziščite osnovno gradivo, vključno z dokumenti, ki ste jih dobili, ko vam je bila dodeljena pisna naloga in gradivo, ki ga zberete neodvisno od interneta, knjižnice in sestankov ter pogovorov z zainteresiranimi stranmi (kot so upravljavci poslovnih enot, dobavitelji in kupci).
Pripravite predlogo poročila, vključno s povzetkom, uvodom, oddelki za alternative in predlaganimi rešitvami, priporočili in zaključkom.
Vsebina
Napišite uvod. Običajno ne sme biti daljši od odstavka, v uvodu pa je treba navesti cilj poročila in opredeliti ključna vprašanja. Moral bi biti vodilo za preostanek poročila, vendar ga ne bi smel povzeti. Na primer, prva vrstica bi lahko bila: "Cilj tega poročila je preučiti rešitve za tekoča vprašanja kakovosti v našem proizvodnem obratu," in slediti povzetku glavnih vprašanj.
Zberite telo poročila. V primeru proizvodnega obrata lahko oddelki vsebujejo tehnične podrobnosti, seznam alternativnih rešitev in analizo stroškov in koristi za vsako ter priporočila. Poslovni načrt bi imel drugačen sklop razdelkov, kot so tržne raziskave, konkurenčna analiza in finančne projekcije. Ne glede na obliko, naj bodo odseki v logičnem zaporedju, tako da bralcu ni treba zrcaljeno nazaj in nazaj, da bi ugotovili vsebino.
Zaključite poročilo s sklicevanjem na cilje poročila. Za primer proizvodnega obrata je lahko sklep izvedbeni načrt za priporočeno rešitev. Za finančno poročilo je mogoče sklepati o poslovnem obzorju.
Navedite reference, ki so navedene v besedilu, tako da označite publikacijo, iz katere so prišli, naslov, avtorja in datum. Navedite druge pomembne vire v razdelku bibliografije ali virov.
Napišite povzetek. V odstavku ali dveh povzemite poročilo, tako da lahko zaseden izvršni organ pozna ključne točke in kasneje prebere podrobnosti. Za finančno poročilo je lahko povzetek samo tabela, ki prikazuje ključne trende prodaje in dobička.
Pripravite naslovno stran z naslovom poročila, datumom in imeni avtorjev ter pripadnostmi. Za poročila, ki so daljša od 15 strani, vključite kazalo vsebine.
Oddajte pismo, poslano osebi (upravitelju ali naročniku), ne oddelku. Opredelite ključna priporočila poročila, navedite svoje kontaktne podatke in navedite priloge.
Nasveti
-
Tabele, grafikoni in podrobni izračuni bi morali biti umeščeni kot dodatki, vendar je treba ključni izvlečki vključiti v glavno poročilo.
