Ne glede na to, koliko denarja ima skupina v blagajni, išče načine, kako prihraniti denar na dogodkih, kar je dobro poslovno smiselno - in še bolj, če namerava ta dogodek zbrati sredstva za organizacijo. Z zniževanjem stroškov s pametnim, ustvarjalnim načrtovanjem je potreben dodaten čas srečanja in prednostno razvrščanje namesto popuščanja. Izplačilo bi lahko prineslo več denarja, kot ste ga izločili - ali vsaj pomagali preprečiti, da bi naslednjo četrtino začeli v rdeči barvi zaradi zabave.
Načrtuj vnaprej. Najboljši način za zaklepanje cen in iskanje dobrih poslov zahteva, da se vaš odbor za dogodke sestane vsaj šest mesecev vnaprej, da bi lovili ugodne ponudbe. Poskus, da bi v zadnjem trenutku vrgli nekaj skupaj, ne zagotavlja nobene pogajalske sobe, kar pomeni, da plačujete polno ceno za nekaj, kar bi sicer lahko dobili po ceni ali manj.
Naredite proračun in ga držite. Ko delate stvari poceni je cilj, prihajajo s trdno številko, preden začnete ponuja meje, ko se začne brainstorming in omogoča skupini, da prednost, kjer so ti dolarjev.
Pogovorite se o načinih za varčevanje denarja. Oglejte si možnosti, kot je vprašati predanega donatorja, da bo v svojem domu za hišno zabavo ali prostovoljne barmanske prostore ponudil v lokalnem domu v zameno za brezplačno uporabo njihovega objekta. Če je šola kuhanja v bližini, pošljite letake, ki iščejo študente, ki si želijo preizkusiti svoje nove kulinarične sposobnosti, da bi poskrbeli za vaš dogodek ali vprašali strokovnjaka, če lahko znižate stroške z zagotavljanjem svojega lastnika ali barmana.
Raziščite stroške kontrolnih seznamov, preden se lotite zamisli ali pogodbe. Hale za najem, gostinci, glasbeniki, stroški tiskanja in zabave se hitro povečajo. Preden vsi postanete navdušeni nad določenim objektom ali bendom, ki ga poznate, dobite nizko ceno.
Uporabite razpoložljive vire. Poglejte v svoj odbor ali prostovoljno bazo, ki vam bo pomagala pri dogodku, ne glede na to, ali boste tiskali in dostavljali letake, da bi prihranili stroške tiskanja ali prosili nekoga, da donira ali ponudi opremo AV za večerno predstavitev. Če uporabite svojo osnovno bazo, lahko ustvarite znatne prihranke.
Združite se z drugo skupino podobno mislečimi, da gostite dogodek. To ne samo, da omogoča delitev stroškov in dolžnosti, temveč tudi spodbuja vaš dogodek do širšega občinstva in lahko pridobi dodatno izpostavljenost.
Uporabite proste materiale za povezovanje v omrežja. Medtem ko so spletne promocije hitre in enostavne, lahko vaša skupina uporabi tudi biltene skupnosti, ki jih ponujajo radio, televizija in časopisi. Napišite in razdelite sporočila za javnost o svojem dogodku in promovirajte kot, ki bo vaš dogodek uvrstil na krajevne novice.
Ne predvidevajte, da boste dobili nekaj za nič. Morda imate najbolj priljubljeno neprofitno ali skupnostno organizacijo na tem območju, vendar to ne bo nujno enačilo proste vožnje za blago in storitve. Ko prosite za popuste ali donacije, ponudite nekaj v zameno, kot je poudarjena omemba v vseh promocijskih gradivih, vabila na novice in vidnost na dogodku.
Nasveti
-
Bodite pozorni na skrite stroške, kot so dodatne najemnine, zamudne provizije ali dodatne dajatve in se potrudite, da jih vse skupaj združite.
