Čeprav vsem srečanjem ni treba strogo slediti "Robertovim pravilom reda", jih je treba načrtovati vnaprej in se držati določenega dnevnega reda. Ena najhujših stvari, ki se lahko pojavijo na srečanju, je, ko vodja izgubi nadzor nad udeleženci in razprave gredo v številnih smereh. V takih primerih se doseže malo ali nič, sestanek pa se konča s popolno izgubo časa in oznako proti sklicatelju.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Dnevni red
-
Papirne blazinice
-
Svinčniki
-
Avdiovizualni materiali in oprema
Načrtujte posebno agendo, čeprav bo zajeta le ena postavka. Dajte veliko opozorilo vsakomur, ki naj da poročilo. Dnevni red razloži vsakomur razlog, zakaj se sestanek odvija, in končni namen. Dnevni red mora imeti tudi časovni okvir, tako da tisti, ki se udeležijo, vedo, kako načrtovati preostanek dneva.
Zagotoviti je treba kopijo dokumentov, o katerih se bo razpravljalo nekaj dni pred sestankom. Prosite jih, naj bodo pripravljeni govoriti o poročilu in prihajajo s svojimi mislimi in komentarji. Ne želite, da bi kdo prebral papir, medtem ko drugi razpravljajo o tem.
Spoštovati vsako osebo, ki prispeva k sestanku. Poskusite pridobiti prispevek vsake prisotne osebe in se zahvalite vsem za sodelovanje z osebno pripombo.
Vsakemu od udeležencev pošljite opombo z glavnimi točkami, ki so bile predstavljene med sestankom. Če gre za formalno srečanje z zapiski, jih mora vsaka oseba pregledati pred naslednjim sestankom skupine.
Nasveti
-
Ne dovolite, da bi oseba prišla pozno na vsako srečanje. Pozno enkrat ali dvakrat je vse v redu, vendar vsakič pokaže popolno nespoštovanje.
Opozorilo
Če se zdi, da bo srečanje potekalo več kot deset minut po tem, ko je bilo navedeno na dnevnem redu, se glasuje o tem, ali naj se nadaljuje ali ponovno sestane.
