Produktivno srečanje zahteva skrbno pripravo in vodenje, da se prisotne osebe osredotočijo na zadeve, ki zahtevajo pozornost in se vključijo v razpravo. Preveč sestankov nima jasno opredeljenega namena. Rezultat je lahko občutek med prisotnimi, da so zapravili čas, ki bi ga lahko bolje porabili na druge načine.
Pišite svoje ideje. Razmislite o cilju srečanja. Razmislite o temah, kot so, kaj je treba sporočiti in kakšna orodja boste potrebovali. Razmislite o tem, kaj bodo govorili drugi udeleženci.
Ustvarite program, ki bo namenjen udeležencem. Če dejansko naredite dnevni red, ki ga boste delili z vsemi, bodo vedeli, kaj lahko pričakujejo od srečanja. Navedite svoj glavni cilj s krepkimi črkami na vrhu dnevnega reda.
Predstavite dnevni red na začetku zasedanja.Na kratko se sprehodite in osvetlite glavne teme. Sestanek načrtujte tako, da boste imeli dovolj časa za razpravo o vseh pomislekih.
