Številni paketi tiska končajo naravnost v koš za recikliranje. Nekateri od teh paketov preprosto ne bi zanimali bralcev, drugi pa so bili le slabo sestavljeni. Ustrezno formatiranje tiskovnega paketa bo povečalo možnosti za objavo informacij. Elektronsko pošiljanje paketa prav tako poveča možnost tiskanja informacij - ne le hitro pridobivanje informacij, temveč omogočanje preprostega reproduciranja gradiva.
Opredelite svoje cilje za pošiljanje novinskega kompleta in nato organizacije za novice, ki bi lahko pomagale pri doseganju teh ciljev. Uredniki imajo zelo malo dodatnega časa, zato ga ne zapravljajte. Majhen papir v Ohiu, ki objavlja samo lokalne novice, ni zanimiv za novinarski komplet dogodka v Kaliforniji. Novinarska postaja, ki se osredotoča na finance, ne zanima novinarski komplet o rock koncertu. Ko odkrijete ustrezne medijske vsebine, poiščite e-poštni naslov in ime urednika, če je mogoče, z iskanjem po internetu ali klicanjem organizacije. Splošno e-poštno sporočilo podjetja lahko uporabite, če e-poštni naslov urednika ni na voljo. Seznanite se ne le z medijsko opremo, temveč tudi s stilom medijev. Bolj ko je tiskarski komplet bolj podoben slogu medijske organizacije, tem bolje.
Napišite kratko izjavo (3 do 10 besed) o tem, kaj pošiljate v vrstico z zadevo e-pošte. Če je mogoče, poskusite pokazati, zakaj bi se ta posebna medijska hiša zanimala za informacije. Na primer, če je komplet poslan na lokalno osredotočen papir, vključite lokacijo dogodka ali podjetja v vrstico z zadevo.
Navedite točko takoj v telesu e-pošte in, če je mogoče, povežite to glavno točko s slogom in interesi medijske hiše. Kaj boste vključili v e-poštno sporočilo, se bo razlikovalo glede na to, kaj je vključeno v komplet za tiskanje. Če je komplet za medije samo sporočilo za javnost, vključite besedilo izdaje v telo e-pošte in priložite sporočilo za lažje razumevanje. Če je novinarski paket paket o dogodku, napišite kratko izjavo, ki pravi, kaj je dogodek, kdaj je in kaj ste priložili. Če je komplet za tisk o lokalnem podjetju, napišite kratko izjavo o tem, zakaj pošiljate komplet.
Priložite datoteko s kompletom za tiskanje na e-pošto. Bodite pozorni na to, katera oblika zapisa datoteke pošiljate, ker ne bo vsaka medijska naprava odprla vse vrste datotek. V splošnem lahko datoteke PDF (oblike prenosnih dokumentov) odprejo skoraj vsi, programska oprema za pregledovanje pa je brezplačna za prenos. Dokumenti PDF bodo tudi zagotovili, da je tisto, kar vidite na zaslonu računalnika, tisto, kar prejemnik vidi, brez sprememb v formatiranju iz različnih računalnikov. RTF-ji (Rich Text Format) so tudi preprosto odprti; vendar pa format ni shranjen v datoteki RTF in ni najbolj primeren za dokumente z grafiko.
Prepričajte se, da so vse fotografije, namenjene za reprodukcijo, dovolj velike, da jih lahko ponovno natisnete visoke kakovosti; slike ne stisnite, da bo e-pošta hitrejša. Besedilne dokumente lahko združite v eno datoteko, vendar morajo biti fotografije, ki jih je treba obravnavati za objavo, priložene kot ločene datoteke, saj slik ni mogoče enostavno ločiti od dokumenta. Format slik JPG je pogosto najboljši za slike.
Vrnite se v telo e-pošte. Na koncu navedite, katere dokumente ste priložili in zakaj; navedite tudi, ali so datoteke na voljo v drugačni obliki. Na samem koncu e-pošte navedite vaše popolne podatke za stik.
Pred pošiljanjem e-pošte preverite vse vidike. Preverite, ali je e-poštni naslov pravilen, telo e-pošte nima napak in da so priložene pravilne datoteke.
