Ko se zgodi kriza, je učinkovita komunikacija eden od korakov, ki morajo spremljati posebne ukrepe, ki jih sprejme organizacija za obravnavo in ublažitev posledic. Podjetja morajo komunicirati s strankami in strankami ter obveščati zaposlene, politike, zakonodajalce in javnost. Sporočila za javnost so del večjega kriznega komunikacijskega načrta in so ključna pot za razširjanje informacij vsem prizadetim sestavinam. Način, na katerega se podjetje odzove na krizo, lahko takoj oblikuje javno dojemanje in ima dolgoročne posledice. Organizacije so se naučile biti proaktivne, voditelji pa so dostopni in pregledni. Kadar so prizadete skupine natančno opredeljene in obveščene, so tisti, ki so odgovorni za krizo, ključnega pomena za učinkovito rešitev.
Ton in preglednost
Krize se lahko in se lahko zgodijo vsem vrstam organizacij, od javnih družb in zasebnih podjetij do bolnišnic in vlad. Delničarji, stranke, zaposleni, pacienti in volivci imajo pravico, da pravočasno in pregledno poznajo resnico. Organizacije, ki niso v pripravljenosti, se zlahka vračajo v destruktivni cikel, iz katerega se jim bo težko ali nemogoče izogniti. Voditelji si morajo prizadevati, da ohranijo svojo dostopnost in pozitivne odnose s tiskarstvom, tako pred krizo kot med njo, saj lahko verodostojnost določi, kako se poroča o krizi in kako jo javnost dojema. Tiskovni mediji so spretni pri odkrivanju odprtega dialoga in preglednosti v primerjavi z zamudo in zamegljevanjem ter ustrezno poročajo.
Konkretni koraki
Organizacije bi morale razviti in izvajati proaktivne postopke, tako da se, ko pride do krize, pripravijo. Vsakič, ko se zgodi, da se premakne v zgornjo ravnino. Člani višjega vodstva bi morali biti takoj obveščeni, da se bodo lahko začeli ukvarjati s krizo, namesto da bi se o tem učili na internetu ali v lokalnih medijih. Regulirana in licencirana podjetja morajo obvestiti ustrezne agencije, kot so Uprava za varnost in zdravje pri delu ali Zvezna agencija za upravljanje v sili. Učinkovita sporočila za javnost navajajo vse take posebne ukrepe, vključno z datumi, kontaktnimi podatki, vključenimi osebami in tekočimi načrti.
Odgovornost
Zgodovina je večkrat pokazala, da lahko organizacije, ki so pripravljene sprejeti odgovornost hitro in nedvoumno, hitro pridobijo zaupanje ključnih sestavin. V znani zadevi iz osemdesetih let prejšnjega stoletja bi lahko sabotaža Tylenola letos poslala lastnika blagovne znamke Johnson & Johnson. Kot je poročal The New York Times, "Toda le dva meseca kasneje je bil Tylenol odpeljan nazaj na trg, tokrat v embalaži, ki je zaščitena pred ponarejanjem, in podprta z obsežno medijsko kampanjo. ki je padla na 7 odstotkov od 37 odstotkov po zastrupitvi, se je povzpela nazaj na 30 odstotkov. " Podjetje je najprej kupilo 31 milijonov steklenic in jih brezplačno zamenjalo v obliki, ki je odpovedana.
Dolžina
Natančna in jedrnata sporočila za javnost bi se morala na splošno ujemati na eni strani in se ujemati s 300 do 500 besedami. Poleg tega so uredniki manj nagnjeni k temu, da si vzamejo čas, da jih skrbno preberejo. Ob pošiljanju po faksu se sporočila za medije na eni strani izogibajo možnosti izgubljenih ali neusklajenih strani. Po potrebi se lahko pošljejo nadaljnja sporočila, ko so na voljo dodatne informacije o krizi ali posodobitve.
