Da bo vaša pisarna lahko delovala učinkovito in učinkovito, boste morali pravilno načrtovati sestanke. Dovoljevanje preveč časa med sestanki bo zapravilo dragocen čas in zmanjšalo produktivnost. Po drugi strani pa lahko prekomerni sestanki vodijo do dolgih čakalnih dob, ki bodo dražile stranke in morda povzročile, da bodo vstale in odšle. Obstaja nekaj stvari, ki jih morate upoštevati, da ustvarite urnik, ki bo koristil vsem.
Odločite se, ali želite uporabljati knjigo sestankov ali računalniški program. Oba sta enako učinkovita, čeprav lahko računalnik podatke povleče veliko hitreje kot iskanje v knjigi. Imeniške knjige in programska oprema so na voljo v trgovinah in na spletu. Druga možnost je uporaba brezplačnega spletnega koledarja za vaše načrtovanje; to ponuja prednost dostopa iz katerega koli računalnika.
Blokirajte vse dni, ko bo vaša pisarna zaprta. To lahko vključuje vikende, praznike, datume počitnic in vse druge dogodke, ki lahko povzročijo zaprtje pisarne. Blokiranje teh datumov pred časom bo zagotovilo, da ne boste pomotoma knjižili sestankov, ko nihče ne bo okoli.
Blokirajte ure dneva, ki jih ne sprejemate. Na primer, ne smete začeti sprejemati sestankov šele po 9. uri, potem pa lahko za kosilo od poldneva do 13.00. Vaš dan v pisarni se lahko konča ob 17. uri, tako da ne boste želeli načrtovati nobenih sestankov po 16.30.
Odločite se za čas, ki ga potrebujete za vsak sestanek. Urad zdravnika lahko določi čas v petnajst minutnih blokih, medtem ko se frizerski salon lahko odloči za trideset minut. Če bo sestanek trajal dlje, bo mogoče za eno osebo rezervirati dva bloka časa. Na primer, trajna trajanja lahko traja eno uro. Frizerski salon bi lahko odložil dva pol ure časa za to stranko.
Naredite sestanke glede na potrebe stranke. Če mora biti kupec doma do 3. ure. da bi njeni otroci izstopili iz šolskega avtobusa, jo boste želeli razporediti za 13.00. imenovanje. Vedno si po najboljših močeh prilagodite stranko.
Nasveti
-
Stranki vedno izročite kartico s sestankom, da ga spomnite na njegovo prihodnje imenovanje. Pokličite vse sestanke prejšnji dan, da boste lahko potrdili, da še vedno prihajajo.
Opozorilo
Če zaračunavate za ne-predstave, morate strankam sporočiti, da ko načrtujejo sestanek.
