Pravilno obravnavanje poslovnega pisma je pomembno, da se pojavite kot strokovnjak in ustvarite trden začetek pisma. Poslovno pismo, naslovljeno napačno, kaže, da je pisatelj bodisi len ali neobrazovan. Poslovno pismo ni všeč pisati pismo prijatelju in ga je treba obravnavati drugače. Poslovna pisma vedno sledijo formatu, ki ga je po pisanju enega ali dveh lahko enostavno ponoviti. Poslovno pismo shranite v računalnik in podatke zamenjajte, da ustvarite predlogo za prihodnje črke.
Vpišite naslov pošiljatelja in naslov prejemnika v 12-točkovni pisavi v preprosto berljivi vrsti pisave, kot je Times New Roman. Programi, kot je Microsoft Office, ponujajo čarovnika za pisma in predloge z ustreznim oblikovanjem V programu Microsoft Office 2010 izberite gumb »Datoteka« in kliknite »Novo« in bodisi ustvarite novo črko ali odprite predlogo.
Uporabite pisem podjetja, ki vsebuje vaše ime in naslov, da napišete pismo. Če na voljo ni nobenega pisma, napišite celoten naslov poravnano na levo na vrhu črke, vključno z naslovom ulice, mestom in poštno številko.
Napišite datum dva centimetra od vrha, poravnano na levo. Če uporabljate pisemski papir podjetja, se datum izpiše pod glavo. Če vtipkate svoj naslov, se datum izpiše neposredno pod vašim naslovom. Če pismo napišete čez nekaj dni, napišite datum, ko je pismo končano. Zapišite mesec in vključite leto. Na primer, pismo, napisano 30. junija 2009, bo dne 30. junija 2009.
Vnesite naslov prejemnika pod datum, levo poravnavo. Vključite poseben naslov in ime osebe, ki jo pišete. Vpišite naslov v obliki poštne storitve v ZDA.
Napišite naslov pod naslovom. To je običajno Dragi (oseba, ki je uporabljena v naslovu). Vpišite ime osebe samo, če jih dobro poznate, sicer uporabite gospoda, gospo, gospo ali dr. Če niste prepričani o spolu osebe, napišite samo ime in priimek osebe. Uporabite "Za koga se nanaša" kot pozdrav, če nimate posebnega imena za prejemnika. Po pozdravu uporabite debelo črevo.
