Zapisniki sestankov osebja zagotavljajo pisni zapis o sprejetih odločitvah, obravnavanih vprašanjih, sprejetih glasovanjih, dodeljenih nalogah in drugih zadevah, ki zadevajo osebje. Pomembno je zajeti podrobnosti sestanka in bistvo razprav. Med sestankom ni treba beležiti vseh besed, ki so izgovorjene, vendar pa morate udeležencem zagotoviti natančen zapis o sestanku.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Orodja za beleženje
-
Snemalnik
Pripravite se na sestanek tako, da obiščete sobo in ocenite, kje bi morali sedeti, da bi dobili najboljšo izhodiščno točko in našli električne vtičnice, če jih potrebujete. Oglejte si prejšnje minute, da se boste lahko hitreje prikazovali, kako so bile zabeležene minute v preteklosti.
Pridobite kopijo dnevnega reda, ki vam bo pomagal organizirati minute po temah. Pridobite seznam povabljenih udeležencev in preverite udeležence, tako da jih vpišete, ko vstopijo na sestanek.
Zabeležite datum in čas sestanka. Vsako gibanje napišite, kot je bilo predstavljeno, besedo za besedo. Zabeležite sprejete glasove in število glasov, proti in se vzdržali. Vključite ime ustvarjalca gibanja in kdo bo začel premikati.
Uporabite točke, da poudarite pomembne teme razprav, kot so proračuni, volitve ali načrtovanje dogodkov v podjetju. Upoštevajte prednosti in slabosti, ki so se pojavile med razpravo in kdo je podal vsako izjavo. Vsako temo razprave zaključite z rezultatom, ki bo predlog in glasovanje, naloga za raziskovanje teme ali določenega ukrepa.
Zapišite minute v jasni, preprosti obliki, da jih boste lažje spremljali. Poiščite aplikacije in orodja, ki ste jih že ustvarili, da bi naredili minuto bolj učinkovito. Te je mogoče najti na spletnih mestih, kot je onenote.com, če uporabljate Windows. Oglejte si evernote.com za pisanje orodij, agreeo.com za zapiske in orodja za izmenjavo minut ter Google dokumente za predloge za sestanke in preproste načine za izmenjavo zapisov.
Zapišite zapisnik takoj, ko boste lahko po sestanku, medtem ko so razprave še vedno sveže v vaših mislih, po možnosti v 24 urah. Vpišite v tretji osebi.
Pošljite osnutek upravitelju ali nadzorniku, ki je vodil sestanek, da ga pregledajo, preden pošljete minute ostalim udeležencem. Popravite in pošljite kopijo vsem, ki so prisotni na sestanku. Priložite ustrezne dokumente, kot so kopija proračuna, seznam elementov akcije ali seznam kontaktnih številk.
Nasveti
-
Ustvarite predlogo, da poenostavite postopek sprejemanja minut. Uporabljajte ga vedno znova, ko vzamete nekaj minut.
Uporabite snemalno napravo, če vas skrbi natančnost. Udeležencem povejte, da so posneti, preden vklopite snemalnik.
Opozorilo
Ne izgubljajte občutka, ko izgubite sled ali ne razumete točke. Ko se zmedete, ustavite postopek in prosite za pojasnilo, da boste zagotovili natančno poročanje.
