Letna skupščina (AGM) je sestanek s člani upravnega odbora, delničarji, investitorji in višjim vodstvom, da bi pregledali fiskalne informacije in pokrili ključne odločitve in spremembe v preteklem letu. Zapisniki skupščine delničarjev so sestavljeni kot zapisnik sestanka in vsebujejo podrobnosti o vseh pomembnejših odločitvah, sprejetih na sestanku, in opombami o izvoljenih uradnikih. Zapisnik je običajno priložen dodatku poročil, o katerih se razpravlja ali predstavlja na sestanku.
Vtipkajte ime vaše organizacije, ki ji sledi "Zapisnik o letni skupščini". Nato vnesite celoten datum in čas začetka sestanka ter mesto sestanka. Lokacija mora vsebovati ime konferenčne dvorane in kraj, kjer poteka srečanje.
Napišite preambulo. Za predstavitev udeležencev uporabite rimsko številko "I", ki ji sledi izraz PREAMBLE. Navedite vse člane, ki se udeležijo sestanka, začenši s predsednikom. Nato navedite prisotnega podpredsednika, blagajnika, sekretarja in izvršnega člana. Za ta razdelek se lahko uporabijo polna imena ali prva začetna in priimka.
Seznam opazovalcev in opravičilo. Če so prisotni udeleženci srečanja, ki niso častniki ali člani odbora, so lahko navedeni kot opazovalec ali kot opravičilo. Če nihče ne spada v nobeno od teh kategorij, navedite "Nil".
Uvedite zapisnik prejšnjega sestanka. Za ta razdelek uporabite rimsko številko "II", ki ji sledi MINUTI PREJŠNJEGA SREČANJA. Navedite vse pobude, ki so bile premaknjene, napotene in prenesene na to sejo.
Predstavite poročila sestanka. Začnite ta razdelek z rimsko številko "III", ki ji sledi POROČILA. Poročila navedite posamično kot elemente dodatka.
Zabeležite proces volitev. Uporabite rimsko številko "IV", da označite volitve za uradnike, ki se vračajo, predsednika, podpredsednika, sekretarja, zakladnika in druge izvoljene uradnike. Za vsakega kandidata morate vključiti: imenovano osebo; kdo jih je imenoval; ki je napotil kandidaturo; in ali je kandidat zavrnil ali sprejel nominacijo. Izvoljeni uradnik bo nato kot tak naveden v zapisniku.
Zabeležite volitve uradnikov. Če volite javne uslužbence, boste morali navesti ime kandidata in posameznike, ki so imenovali in napotili častnika.
Navedite vse predloge, sprejete ali predstavljene na seji. Predlog je glasovanje za ali proti določeni politiki ali odločitvi in se lahko predstavi med sestankom. Navedite vse te razprave v zapisniku in navedite, ali je bil predlog sprejet ali zavrnjen.
Zabeležite elemente "Druge dejavnosti". Pod rimsko številko "V" navedite in povzemite vse razprave ali dogodke, ki so potekali na sestanku izven volitev in predstavitev. Označen seznam ali 2 do 3 stavki o vsakem elementu je običajno dovolj za pregled na naslednjem sestanku.
Navedite podatke o dodatkih in finančne podatke. Zadnji del zapisnika skupščine delničarjev mora seznam prilog, navedenih v zapisniku, našteti in končati s povzetkom finančnih podatkov, kot jih je zagotovil blagajnik.
Nasveti
-
Skupščina se običajno vsako leto obvesti člane o dejavnostih prejšnjega leta in izvoli uradnike in javne uslužbence za prihajajoče leto. Kopije zapisnikov skupščine lahko razdelijo vsem udeležencem kmalu po sestanku. Sekretar bo morda moral predložiti kopijo zapisnika skupščine delničarjev na naslednjem sestanku v pregled.
