Če vaša služba zahteva, da pogosto greste na sestanke, obstaja velika verjetnost, da boste morali v določenem trenutku zabeležiti zapisnik sestanka. Vaše podjetje ima lahko prednostno obliko zapisa v minutah, če pa ne, tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali napisati dobre zapisnike sestankov.
Začnite s snemanjem datuma in začetnega časa sestanka. Zapišite si imena in priimke vseh prisotnih, skupaj z njihovimi naslovi. Upoštevajte, kdo vodi srečanje in temo srečanja.
Opombe, ki temeljijo na točkah dnevnega reda. Zabeležite glavne točke razprav za vsako točko in vse končne odločitve, ki so bile sprejete. Opazujte vsakogar, ki je podal predlog, kakšen je bil predlog, kdo je oddal predlog in rezultate glasovanja. Če glasovanje ni bilo soglasno, zabeležite, kdo je glasoval za predlog in kdo je glasoval proti.
Zapišite vse elemente, o katerih je treba razpravljati ali o katerih glasujete na naslednji seji. Zapišite datum naslednje seje in čas, ko je bila seja končana.
Nasveti
-
Skrajšajte svoje minute sestankov in do točke. Napišite samo potrebne informacije. Če so vaše minute predolge, jih ljudje ne bodo prebrali, ko jih pošljete ven.
