Zapisnik cerkvenega sestanka zagotavlja uradni, pravni zapis o ukrepih odbora ali odbora. Notranji so pomembni za zgodovinsko natančnost in jih uporabljajo tudi zunanje strani; na primer, da bi posojilodajalske institucije ugotovile, da je cerkev odobrila projekt gradnje, preden je izdala posojilo zanjo. Revizorji in IRS tudi pregledujejo zapisnik kot dokaz, da so bile odobrene določene finančne transakcije. V večini organizacij je zapisnik zapisnikar ali tajnik.
Vsebina
Čeprav se posebna vsebina razlikuje glede na odbor, so zapisniki za vse cerkvene organizacije na splošno:
- Podatki o sestanku, kot so čas, datum, kraj, ki so se udeležili in kdo je predsedoval.
- Ali je sestanek redno načrtovan ali poseben sestanek in, če je poseben, kdo je sklical sestanek in za kakšen namen - priložiti kopijo obvestila o seji.
- Naročilo je zapisano, kaj se je zgodilo na sestanku.
- Prekinitev in čas.
- Podpis tajnika in po odobritvi zapisnika predsedujoči.
Eden od najbolj zahtevnih vidikov zapisovanja minut je določiti, koliko podrobnosti je treba zabeležiti. Menonitska bratska zgodovinska komisija predlaga evidentiranje glavnih točk razprav, ki vodijo do odločitev, pa tudi obravnavanih alternativ in povzetek razlogov, zakaj je odbor izbral eno od drugih možnosti. Evangeličanski svet za finančno odgovornost predlaga, da upravni odbor vzpostavi politiko o podrobnostih, ki so skladne ne glede na posameznega sekretarja. Predlaga, da se vključi dovolj podrobnosti, da se pokaže, da je bil odbor preudaren, vendar ne toliko, da se zapisnik bere kot roman.
Zapisnik
Pred začetkom seje dobite kopijo dnevnega reda. Ko seja napreduje, podrobne opombe v zvezi s podrobnostmi sej, poročili odbora, razpravami in ukrepi kot odbor opravlja vsako točko dnevnega reda. Zabeležite dobesedne predloge, sklepe in sklepe, vendar povzemite razprave. Prepričajte se, da ste vpisali ime vsake osebe, ki poda predlog ali kdo sproži ukrepanje, in navedite morebitna navzkrižja interesov. Ko je sestanek končan, zapišite in strnite svoje zapise, da vključite ustrezne podrobnosti in jih postavite v ustrezno obliko, začenši s podrobnostmi seje, nato pa nadaljujte po vrstnem redu dnevnega reda.
Ohranjanje zapisnika
Ko končate osnutek zapisnika, ga razpošaljite članom. Zapisnik, ki ste ga napisali za to srečanje, bo odobren, z ali brez popravkov, na naslednjem sestanku. Ko je zapisnik potrjen, pripravite končno kopijo, nato pa jo podpišite in prosite predsedujočega uradnika, da ga podpiše. Shranite minute kronološko v knjigi z ohlapnimi listi, skupaj z dnevnim redom srečanja. Ta ohlapna knjiga naj vsebuje tudi vsebino in kopije cerkvenih statutov in ustave. Na neki točki, morda letno, se lahko strokovno zavežejo minute.
