Ne glede na to, ali gre za etažno združenje ali večnacionalno korporacijo, je zapisnik o sestanku pravna podlaga za vse ukrepe, ki jih sprejme skupina. Odobritve, politike, nakupi - vsaka dejavnost družbe, neprofitna ali neprofitna - morajo biti zabeleženi v minutah. Nekatere organizacije so bolj neformalne kot druge - verjetno ne bi slišali soseda, ki bi se premaknil, da bi postavil predlog na mizi v cerkvenem odboru - toda vsi morajo delovati v skladu z odločitvami njihovih upravnih organov. Zapisnik dokazuje te ukrepe in opredeljuje njihov namen.
Bodi pripravljen
Načrtuj vnaprej. Pred zasedanjem sestavite dnevni red in seznam članov ali udeležencev sestankov. Če vaša skupina običajno ne deluje z dnevnim redom, jo spodbudite, da začne s tem, da bo ostala osredotočena. Ugotovite, koliko članov potrebujete za poslovanje, tako da lahko opazite prisotnost kvoruma v zapisniku, če je to potrebno.
Naredite predlogo, ki jo boste uporabili za zapiske. Vključite presledke za datum, čas in lokacijo ter kontrolni seznam članov, da označite udeležence in odsotnosti. Če sestanek vključuje javni vnos, vključite vrstice za imena in vprašanja za vsak naslov. Več spletnih mest, kot je Meetingtemplates.com ponuja brezplačne predloge za različne vrste srečanj.
Na sestanku izpolnite datum, čas, kraj, podatke o udeležencih in zboru. Opomba kdo je klical sestanek po naročilu in čas. Če je mogoče, prosite prisotne člane javnosti, da registrirajo svoja imena, tako da vam ne bo treba vprašati, kako jih črkovati. V velikih skupinah članov pošljite prijavni list, da preverite svoj seznam udeležencev.
Izvedite natančno
Posnemite vsako vprašanje in vse ukrepe, ki ste jih sprejeli. Vedno navedite ime člana, ki je podal predlog. Prvi predlog je na splošno sprejeti zapisnik prejšnjega sestanka, ki mu sledijo poročila vsakega odbora. Vključite priporočila in ukrepe, ki so bili sprejeti kot odziv. Ohranite pisna poročila odbora, da jih vključite v končni zapisnik. Ne poskušajte povzemati razprav.
Upoštevajte imena tistih, ki uvajajo, premikajo ali kako drugače zagovarjajo dejanja, skupaj z natančno ponovitvijo vsakega predloga. Mnoge organizacije zapisujejo tudi osebo, ki je začela s snemanjem. Ne oklevajte in zahtevajte ponovno pojasnitev ali pojasnilo - ta uradni zapis združuje skupino z določenimi ukrepi.
Zabeležite glasove glede na sistem vaše organizacije. Potrebovali boste vsaj štetje glasov. Nekatere skupine dodajajo imena in zapisujejo, kako je vsak posameznik glasoval.
Zabeležite čas in način preložitve. Prijavite se kot tajnik-minutar.
Slediti skozi
Zapišite minuto takoj, medtem ko je srečanje sveže v vaših mislih. Dajte jih vodji v odobritev v roku enega ali dveh dni skupaj s seznamom poročil ali eksponatov.
Pošljite minute članom in udeležencem, ki so jih zahtevali po e-pošti, po pošti First Class, v skupni aplikaciji, kot je program Microsoft OneNote ali v oblaku, kot je Google Drive.
Pripravite uradno kopijo in priložite izvirna poročila in eksponate za trajno evidenco.
Nasveti
-
Poskusite izboljšati predlogo za potrebe vaše organizacije, namesto da poskušate prilagajati zapiske sestankov abstraktni predlogi. Veliko poslovnih predlog je preveč neformalnih za organizacijske ali javne sestanke.
Spodbujajte uporabo Robertovih pravil o reda v vaši organizaciji. Je široko uporabljen format, ki ga je mogoče prilagoditi formalnemu in neformalnemu srečanju.
