V času zasedenega delovnega dne se lahko pomembne podrobnosti enostavno izgubijo ali pozabijo. Skrbno vodenje evidence je nujno - zlasti med poslovnimi srečanji. Zapisnik služi kot uradni zapisnik sestanka. Morali bi opisati, kdo je bil prisoten na sestanku, kaj je bilo obravnavano in kaj je bilo odločeno. Če so skrbno pripravljeni, so lahko ena izmed najučinkovitejših metod za obveščanje vseh in na isti strani o preteklih, sedanjih in prihodnjih poslovnih odločitvah.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Dnevni red srečanja
-
Opomba pri sprejemanju predmetov ali urejevalniku besedil
Zapišite datum, čas in kraj sestanka.
Seznam, po vrstnem redu, vsakdo, ki je prisoten.
Navedite, ali je navzočnost sklepčna, če je to potrebno. Vsak sestanek ne zahteva sklepčnosti ali najmanjšega števila udeležencev, da bi bil sestanek veljaven. Če pa je potrebna sklepčnost in je prisotna, to pomeni, da so poslovne odločitve, sprejete na sestanku, veljavne in izvršljive. Brez sklepčnosti podjetje ne more ukrepati.
Opišite postopek v kronološkem vrstnem redu. Začnite z ugotavljanjem, kdaj je bil sestanek razpisan in kdo ga je naročil.
Zapišite si ime vsake osebe, ki začne temo, in zapišite najpomembnejše podrobnosti razprave.
Zapišite imena ljudi, ki se strinjajo ali ne strinjajo s tem, o čemer razpravljamo, ter natančno navedite naravo sporazuma ali nesoglasja.
Zaključite vsak del sestanka s povzetkom končne odločitve.
Nadaljujte s koraki od 5 do 7, dokler se sestanek ne konča.
Na podlagi vaših zapisov napišite formalno rekapitulacijo sestanka. Uporabite pisemski papir podjetja in pošljite končni izvod vsaki prisotni osebi.
Nasveti
-
Uporabite dnevni red sestanka kot osnutek zapisnika o sestanku. Dnevni redi navadno opisujejo glavne teme srečanja. Uporaba dnevnega reda kot osnutka pomaga ohranjati organizirane minute.
Medtem ko lahko tehnologija ponudi nekaj prihranka časa, Neal Hartman, višji predavatelj na področju vodstvenih komunikacij na šoli za upravljanje MIT, predlaga, da v stolpcu na Forbesovi spletni strani prepovete tehnologijo na sestankih, da bi vsi ostali osredotočeni. Če se odločite za uporabo tehnologije, ki vam bo pomagala ujeti zapiske, razmislite o uporabi programske opreme, ki ne bo povzročala motenj, ki bo začasno blokirala dostop do e-pošte, interneta ali drugih programov poleg preprostega urejevalnika besedil.
